Viaggiare per lavoro: 6 consigli per risparmiare

1. Prima di partire: l’arte di fare i bagagli

A meno che lo scopo del vostro viaggio non sia portare personalmente a un cliente il nuovo modello di tavola da surf che avete disegnato, non ci sono scuse per imbarcare il bagaglio quando si viaggia per lavoro. Non fatelo. Risparmierete il costo extra per il bagaglio da stiva, il tempo del ritiro bagagli e anche il tempo che perdereste a decidere se vi servono un paio di scarpe in più. La risposta è no, non vi servono. Seguite tutti quei consigli noiosi che si trovano sulla scelta dei capi di abbigliamento universali, intercambiabili e adatti a diverse occasioni. Investite in una di quelle bustine trasparenti da viaggio con i contenitori già misurati nei quali trasportare piccole quantità di liquidi e creme, dal dentifricio al deodorante. Procuratevi un battery-pack e viaggiate con un laptop o, meglio ancora, con un tablet. Se volete fare i furbi, viaggiate con uno zaino invece che con un trolley: le borse non rigide e di forma non rettangolare vengono sottoposte a controlli meno scrupolosi su peso e misure e solitamente vi riuscirà di infilarci qualcosa in più rispetto a una valigia di forma classica.

2. Scegliete la squadra vincente

Uno dei momenti più imbarazzanti, in una piccola azienda o in una startup, è decidere chi dovrà partecipare a un viaggio. Quando si tratta di viaggiare per lavoro, chi resta a casa tende a sentirsi escluso e, nonostante sappia che si tratterà di una trasferta probabilmente faticosa e non particolarmente divertente, l’impatto psicologico tende a essere quello di chi non viene invitato a una bellissima festa. Quando si deve fare i conti con il budget, tuttavia, non ci si può permettere di spostare membri del team la cui presenza non sia assolutamente indispensabile. Prima di lanciarvi a prenotare biglietti sui siti low cost, quindi, analizzate insieme ai colleghi gli scopi precisi del viaggio e decidete quali competenze e professionalità siano effettivamente necessarie. Il lavoro di chi resta è importante quanto quello di chi parte e spesso, ricordatelo ai colleghi che non partono, molto più rilassante.

3. A caccia di sconti

La maggior parte delle compagnie di trasporti e delle catene di hotel hanno politiche di fidelizzazione dei clienti basate sui premi fedeltà. Se il vostro lavoro, come il mio, prevede viaggi frequenti in un bacino di destinazioni relativamente ristretto, per esempio all’interno del blocco europeo o comunque verso destinazioni che tendono a ripetersi, informatevi su tutti i programmi che possono portarvi qualche vantaggio. Piuttosto che incrociare le dita e sperare di trovare sempre l’offerta giusta su eDreams, iscrivetevi a tutti i programmi di accumulo miglia delle compagnie aeree che coprono le destinazioni che vi interessano. L’iscrizione dei programmi solitamente è gratuita e prevede una serie di vantaggi legati a sconti su hotel o affitti di auto. Quando dovete prenotare un volo, fate una prima ricerca comparativa sui siti low cost, ma poi acquistate il biglietto direttamente sul sito della compagnia (solitamente il costo è identico o comunque presenta una differenza minima), così da essere sicuri di accumulare le miglia che vi spettano. Inoltre prenotando direttamente sul sito della compagnia si ottiene solitamente un’assistenza migliore. Se due compagnie offrono la stessa tratta a prezzi simili, scegliete quella per la quale avete già accumulato più miglia. In linea di massima, scegliete una compagnia preferita e usate sempre quella: le altre vi serviranno come back up nel momento in cui la vostra compagnia di riferimento non dovesse avere offerte abbordabili per la destinazione che vi serve. Applicando lo stesso principio a treni e hotel, i costi complessivi dei vostri viaggi si ridurranno sensibilmente sul lungo periodo.

4. Imparate a investire bene, prima che a risparmiare

Prima di partire, informatevi sulla vostra destinazione. Dove si trova il luogo del meeting o del trade show? In che quartiere? In centro o in periferia? Quali sono le opzioni di pernottamento più vicine? Come funzionano i trasporti in quella zona? Fin troppe aziende e professionisti non abituati a viaggiare per lavoro sono caduti nella trappola più ovvia: prenotare un B&B nell’estrema periferia di una grande città per risparmiare sull’hotel, per poi spendere la differenza in taxi, una volta scoperto che i mezzi pubblici non offrivano collegamenti efficienti.

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5. Ottimizzate il tempo

Questo consiglio è particolarmente utile quando si partecipa a un trade show. Se partecipate al tipo di evento che prevede la possibilità di incontrare più persone, cercate di pianificare con anticipo quanti più meeting possibile e di infilarli nel minor tempo possibile. L’utilità delle fiere consiste in questo: dal momento che tutti gli addetti ai lavori che dovrete incontrare si trovano fisicamente nello stesso posto, non avrete bisogno di viaggiare fra un meeting e l’altro. Organizzando in anticipo gli incontri, selezionando solo interlocutori che vi interessano davvero e rispettando la tabella di marcia, riuscirete a concentrare in uno o due giorni una quantità di lavoro che normalmente ne richiede quattro o cinque. Se a questo aggiungete un’attenta pianificazione dei viaggi, per esempio arrivando la mattina stessa nella quale dovrete iniziare i meeting e ripartendo la sera stessa dell’ultima riunione, il risparmio potrebbe essere consistente. In primo luogo risparmierete sulla sistemazione, rendendo più corto il vostro soggiorno. Alcune fiere, inoltre, offrono costi di ingresso diversi per chi partecipa all’intero evento o per chi vi accede solo per uno o due giorni e in alcuni casi la differenza può aggirarsi sulle centinaia di Euro (e se state leggendo un articolo su come risparmiare quando dovete viaggiare per lavoro, vuol dire che quelle centinaia di Euro vi fanno comodo). Certo, alla fine della giornata sarete troppo stanchi anche per ricordarvi il vostro nome, ma dopo tutto non siete in vacanza. Un’eccezione da verificare: quando prenotate i voli controllate le date immediatamente prima e immediatamente dopo quelle che vi occorrono. In qualche caso potrà capitare che una permanenza di uno o due giorni in più renda il costo del volo talmente basso da giustificare i pernottamenti extra, nel qual caso potreste perfino concedervi un po’ di relax.

6. Viaggiare per lavoro non è sempre necessario

Per quanto possiate essere affetti da un grave caso di Wanderlust, è importante ammettere quando il viaggio non è necessario. Un trade show o l’incontro con il potenziale investitore della vita sono occasioni che richiedono la vostra presenza fisica, così come un evento curato personalmente da voi o che riguarda da vicino la vostra azienda. Altre incombenze, come riunioni periodiche con clienti e collaboratori, nel corso delle quali ci si deve solo scambiare informazioni e discutere di strategie o progetti, possono essere gestite a distanza. Se, come me, avete un rapporto conflittuale con Skype, esplorate soluzioni alternative come Google Hangout, Google Voice o la miriade di siti che offrono questo servizio gratuitamente e senza la necessità di scaricare software. Risparmiare sui viaggi vuol dire prima di tutto non farne di inutili.