Chi è il perfetto organizzatore di eventi? Una professione da scoprire

Capire gli eventi

Chiunque voglia diventare un buon organizzatore di eventi dovrà prima di tutto comprendere la natura e lo scopo di ogni evento. Le finalità di ogni singolo progetto, infatti, determinano differenze fondamentali nelle necessità organizzative. Un evento pensato per far conoscere al pubblico un nuovo brand o una nuova attività commerciale, per esempio, sarà gestito in modo completamente diverso rispetto a una convention aziendale dedicata ai dipendenti di una multinazionale o a un trade-show pensato per gli addetti ai lavori di un certo settore. La prima domanda alla quale un organizzatore di eventi deve saper rispondere è “chi incontra chi?” Si tratta di un evento in cui un’azienda incontra il pubblico o di un’occasione in cui la dirigenza incontra i dipendenti? Il fulcro dell’evento è far incontrare potenziali partner commerciali o vendere un prodotto? L’evento sarà a pagamento, e quindi avrà un valore “vendibile” di per sé, oppure sarà gratuito, quindi dovrà servire a un altro scopo rispetto alla semplice presenza degli invitati? Si tratta di una festa, di un anniversario, di un’occasione per celebrare un grande risultato, oppure di un evento pensato per motivare un team e favorire il raggiungimento di certi obiettivi?

Chi è il perfetto organizzatore di eventi?

L’organizzatore di eventi può essere una figura interna all’azienda oppure un collaboratore esterno, parte di un’apposita agenzia. L’importante è che abbia certe specifiche competenze e una pratica diretta e approfondita di questo particolare aspetto del marketing. Un altro asset fondamentale del buon organizzatore di eventi – che si acquisisce solo con l’esperienza – è la rete di contatti. Per garantire la riuscita di un evento, infatti, bisogna avere un’agenda fitta di nomi in una miriade di settori diversi. Dalla stampa, che potrà aiutare a far conoscere un progetto in fase di promozione, alle crew di tecnici di ogni genere, che permetteranno di risolvere qualsiasi problema pratico o logistico. Dai migliori caterer, in grado di rispondere alle più diverse esigenze del cliente, fino agli intrattenitori di ogni genere e natura. Non si può mai sapere quando sarà opportuno creare allestimenti a base di sculture di ghiaccio oppure ingaggiare acrobati e danzatori professionisti.

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I diversi ruoli che creano un evento di successo

Quando l’organizzatore di eventi è interno all’azienda, a meno che non si tratti di una multinazionale con migliaia di dipendenti, è frequente che sia una figura unica, incaricata di tutti gli aspetti della gestione degli eventi. Questo limita le possibilità a un genere di eventi molto specifico, di dimensioni ridotte e dalle caratteristiche più o meno sempre uguali. All’interno di un’agenzia, invece, si troveranno figure specializzate in aspetti diversi dell’organizzazione di eventi. All’art director, per esempio, spetterà il compito più creativo e la gestione di aspetti come gli allestimenti e l’intrattenimento, la grafica e il merchandising. Ci sarà poi un account manager predisposto alla gestione logistica, che si occuperà di tenere i rapporti con tutti i fornitori per i diversi aspetti dell’evento. A queste figure si aggiungono membri del team con compiti più specifici, che vanno dalla supervisione tecnica (indispensabile nella gestione di eventi che utilizzano apparecchiature audio-video specifiche) alla gestione dello staff (molto richiesta negli eventi internazionali, che richiedono servizi di hostess o interpretariato).

Hai bisogno di un organizzatore di eventi?

Se hai bisogno di migliorare la comunicazione interna o esterna della tua azienda, di celebrare un anniversario, di organizzare un meeting, di lanciare un nuovo prodotto o di partecipare a un trade show, la risposta è sì. La tentazione di fare tutto da sé può essere forte, ma ben presto ci si accorge che gestire tutto, dalla creazione e stampa del materiale promozionale alla logistica dell’evento è semplicemente impossibile. Per un risultato soddisfacente e per la sicurezza di una gestione impeccabile, è essenziale affidarsi a un team di professionisti!

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