Come si organizza una convention

Che cos’è una convention?

Una convention è un evento in cui si riuniscono persone con interessi simili per approfondire un argomento o per incontrarsi fra colleghi. Può trattarsi di una fiera commerciale in cui le aziende presentano i loro prodotti o servizi a potenziali acquirenti; oppure di una conferenza in cui gli esperti condividono le proprie idee su un argomento specifico con altri professionisti; oppure di qualcosa di completamente diverso.
Le convention si tengono in luoghi diversi in tutto il mondo, a seconda del loro scopo: dai grandi centri congressi alle sedi più piccole, come gli hotel e gli uffici. Possono durare uno o più giorni, a seconda della quantità di informazioni che devono essere condivise tra i partecipanti.

Che tipo di convention vuoi organizzare?

Il tipo di convention da organizzare dipende dallo scopo e dagli obiettivi dell’evento. Se il tuo obiettivo è quello di informare i partecipanti su nuovi prodotti o servizi, potresti organizzare una fiera commerciale, dove le aziende possono presentare i loro ultimi prodotti e tecnologie direttamente a un pubblico appositamente profilato. Se invece l’obiettivo è quello di aggiornare i partecipanti su novità di rilievo nel tuo settore, potrebbe essere più appropriata una conferenza di formazione con relatori e sessioni di approfondimento.
Le convention possono anche essere utilizzate come eventi di raccolta fondi per organizzazioni benefiche, come quando le star dello spettacolo si esibiscono in concerti per enti a scopo umanitario.

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Convention formali e informali

Una convention può essere formale o informale. Nel caso di un evento formale, si seguono determinate regole, con un preciso ordine del giorno delle attività e sessioni nettamente scandite durante tutto l’incontro. Questo tipo di convegno è solitamente organizzato intorno a temi specifici. Ad esempio, un convegno sull'”educazione infantile” potrebbe comprendere presentazioni su diversi argomenti relativi all’istruzione scolastica.
Le convention informali, invece, sono meno strutturate e rappresentano un’opportunità per i partecipanti di scambiare liberamente informazioni e idee. Questo tipo di eventi sono spesso utilizzati come parte della strategia di marketing di un’azienda, e permettono ai clienti di conoscere meglio i prodotti e i servizi offerti prima di effettuare un acquisto.

Ecco alcuni consigli per organizzare una convention di successo

Definire gli obiettivi. Prima di iniziare la pianificazione, occorre pensare a quali sono gli obiettivi dell’evento e a come si pensa di raggiungerli. Lo scopo è vendere biglietti per l’evento stesso? Espandere la propria base di iscritti? Ottenere copertura mediatica? Promuovere il proprio marchio? Stabilisci aspettative realistiche su ciò che speri di realizzare durante l’evento e su quanto tempo ti occorrerà per realizzarlo.
Scegliere un tema e una location. Una volta stabilito il tipo di evento che si intende organizzare, occorre scegliere un tema che aiuti a unificare tutti gli aspetti, dai relatori alle attività di approfondimento e di intrattenimento. Se possibile, opta per una location comoda per i partecipanti e comunque accessibile: molti hotel offrono tariffe scontate per i gruppi che affittano intere sale da ballo o spazi per riunioni.
In base al tema e al budget, avrai a disposizione una certa selezione di relatori qualificati tra cui scegliere. Cerca di selezionare personaggi autorevoli, che possano ispirare il tuo pubblico e che siano rispettati nella tua area di competenza.
Pianificare la logistica in anticipo. Crea un programma dell’evento che includa le fasce orarie per i relatori e le sessioni di approfondimento, in modo che i partecipanti sappiano esattamente quando ogni attività si svolgerà nel corso della giornata (o del fine settimana).

Conclusioni – Stai organizzando una convention? Ti servirà un supporto professionale!

Il modo migliore per organizzare una convention di successo è lavorare con un’agenzia professionale che abbia già esperienza in questo settore. Questo ti darà la garanzia di poter affrontare e risolvere prontamente i numerosi problemi che possono sorgere durante il processo organizzativo. La gestione di una convention, infatti, richiede esperienza nel management di eventi e nel marketing. Si tratta di un lavoro a tempo pieno, che richiede investimenti importanti. Se vuoi garantirti un risultato ottimale, la collaborazione con un team di professionisti è la strada giusta!

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