Come si promuove un evento? Guida alla costruzione di una strategia di successo

Definire in anticipo gli obiettivi e il pubblico di riferimento

Il primo passo consiste nell’identificare chiaramente ciò che si vuole ottenere dall’evento stesso. Vuoi informare i clienti già esistenti sui tuoi nuovi prodotti? Generare lead? Raccogliere fondi o solidarietà per una buona causa? Reclutare nuovi iscritti per il tuo servizio? Conoscere gli obiettivi generali è il punto di partenza per tutti gli altri aspetti della promozione dell’evento e ti aiuta a concentrare gli sforzi dove serve.

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Devi anche definire e conoscere il tuo pubblico di riferimento: chi sono le persone specifiche che vuoi che partecipino all’evento? Raccogli informazioni su quali siano i dati demografici, gli interessi, i bisogni e i valori di questo pubblico. Dove e come consuma le informazioni? Quali sono i messaggi e i canali di comunicazione che meglio si adattano alle sue modalità comunicative? Questa ricerca preliminare ti permetterà di adattare ogni parte della tua strategia di promozione dell’evento in modo che si rivolga direttamente ai tuoi “invitati ideali”. In questo modo, potrai raggiungere le persone che hanno davvero interesse a partecipare e che sosterranno i tuoi obiettivi.

Naturalmente, è necessario fissare target specifici e misurabili per quanto riguarda la partecipazione e il coinvolgimento. Quante persone vuoi che partecipino? Quanti biglietti speri di vendere? In che misura ti aspetti una crescita della mailing list o del coinvolgimento sui social? Il monitoraggio dei progressi attraverso questi parametri concreti serve a capire, in ogni momento, se stai andando nella direzione giusta.

Creare un piano promozionale omnicanale

Il successo della promozione di un evento richiede l’utilizzo di un mix diversificato di canali online e offline. Ogni canale ha punti di forza unici che puoi sfruttare per raggiungere pubblici diversi.

• Il sito web dell’evento, se scegli di averne uno, costituisce spesso il fulcro delle attività promozionali. È essenziale che fornisca tutti i dettagli importanti, spieghi chiaramente il valore dell’evento e renda facile ai visitatori informarsi in merito o registrarsi.
• Le campagne di e-mail marketing ti permettono di raggiungere direttamente gli iscritti con aggiornamenti, annunci di relatori o guest star, promemoria per l’iscrizione e altro ancora. Segmenta le tue liste, così da poter inviare messaggi mirati ai partecipanti di eventi passati, ai clienti esistenti o ad altri gruppi di speciale interesse.
• I social media ampliano la tua portata, soprattutto grazie ai contenuti visivi. Condividi video dei relatori, dietro le quinte, testimonianze dei partecipanti e altro ancora. Non limitarti a trasmettere messaggi, ma coinvolgi attivamente i follower con domande e crea vere conversazioni.
• Anche gli annunci sulla stampa, gli spot radiofonici e la pubblicità diretta per corrispondenza possono ancora un impatto su alcuni eventi specifici e per segmenti di pubblico particolari. Infine, le promozioni locali possono sensibilizzare la comunità sul territorio, se è a quella che vuoi rivolgerti.
• Da ultimo, non sottovalutare mai il caro, vecchio passaparola: i partecipanti soddisfatti e i partner che condividono informazioni con i colleghi possono essere la tua migliore pubblicità. Se il tuo business plan lo permette, offri sconti per le segnalazioni per incentivare la condivisione.

Un mix promozionale diversificato ti permetterà di raggiungere ogni potenziale partecipante nei contesti in cui la sua attenzione è al massimo. Ma è fondamentale coordinare i messaggi e le campagne su tutti i canali: ricorda che la proposta dell’evento, l’identità visiva, le call-to-action e i contenuti principali devono rimanere coerenti in tutte le parti della campagna! È inoltre fondamentale programmare le promozioni con molta cura. Inizia a promuovere per tempo il tuo evento presso gli influencer, i VIP e i partner per ottenere un impegno da parte loro a supportare la campagna. In seguito, aumenta la frequenza e il tono dei messaggi man mano che l’evento si avvicina, condividendo annunci chiave come l’aggiunta di relatori o la possibilità di accedere a offerte speciali, per stimolare l’azione da parte del pubblico.

Avere un piano strategico di contenuti pre-evento

La promozione del tuo evento non inizia la settimana prima della data dell’evento stesso, ma mesi e mesi prima, con contenuti di valore e pertinenti che attirino e alimentino il tuo pubblico di riferimento. La pubblicazione di un flusso costante di post sul blog, articoli e guide relativi all’argomento dell’evento ti consentirà di dimostrare competenza e leadership nel tuo settore di riferimento. Condividi approfondimenti e prospettive che i partecipanti non potranno trovare altrove: i contenuti che aiutano il pubblico a svolgere meglio il proprio lavoro o a soddisfare i propri interessi attireranno l’attenzione del tuo target.

Anche la realizzazione di interviste video o di tavole rotonde con gli organizzatori e i relatori prima dell’evento consente creare un dialogo interessante con gli addetti ai lavori – questo è particolarmente vero per fiere e grandi eventi di settore. Condividi i dettagli della pianificazione dietro le quinte o chiedi ai relatori di presentare in anteprima le loro sessioni e i punti chiave. Queste prospettive esclusive genereranno entusiasmo e curiosità prima dell’evento.

Incoraggiare la condivisione sui social, le raccomandazioni e la partecipazione, attraverso i contenuti precedenti all’evento, dà una spinta autentica ai tuoi sforzi di promozione. Promuovi hashtag specifici per l’evento, che i partecipanti possano usare per porre domande o discutere di argomenti interessanti. Offri, se possibile, sconti per la condivisione social dei contenuti dell’evento. Questo slancio generato dagli utenti si traduce direttamente in un maggiore successo promozionale per l’evento stesso. Questo “content marketing strategico” pre-evento ti dà la possibilità di attrarre e coinvolgere il tuo pubblico target ben prima della data prevista, così da arrivare al giorno prestabilito con un pubblico che già conosce, apprezza e considera affidabile la tua organizzazione o azienda.

La strada verso il successo della promozione di un evento

Per promuovere un evento sono necessarie una pianificazione approfondita, un’accurata individuazione degli obiettivi e un’esecuzione ad arte attraverso i canali, nel tempo e con largo anticipo. Ma il risultato può essere davvero soddisfacente: un pubblico coinvolto ed entusiasta che farà del tuo evento un successo strepitoso. Grazie a questo approccio olistico, il tuo messaggio arriverà su tutte le piattaforme e, soprattutto, raggiungerà il pubblico che davvero ti interessa.

Una comunicazione efficace e una promozione oculata elevano un evento apparentemente “ordinario” fino a renderlo davvero indimenticabile.

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