Cosa fare se il tuo evento aziendale è stato cancellato

Il tuo evento aziendale è stato cancellato. Chi paga?

La risposta a questa domanda non è affatto semplice. La cancellazione di un evento danneggia sempre più parti ed è importante avere una posizione contrattuale chiara, per sapere come muoversi. È altrettanto importante capire che tutti abbiamo il medesimo interesse: mitigare le nostre perdite. La location che subisce la cancellazione è colpita dalla crisi tanto quanto l’organizzatore o il cliente. Questo è ovviamente il momento di approfondire le clausole del contratto: non tutte le location hanno le stesse regole nel caso di cancellazioni dovute a cause di forza maggiore, ma è molto frequente che questo tipo di eventualità non preveda alcuna penale. Questo può voler dire però che eventuali acconti andranno perduti.  Nel caso di un press day si potrebbe ripiegare su uno Smart Press Day da remoto o un evento virtuale.In ogni caso come recuperare questa situazione?

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Proiettarsi nel futuro

Tutte le imprese d’Italia, in questo momento, hanno uno scopo comune: riprendere l’attività e minimizzare i danni. Questo vuol dire che tutti, dalle location ai fornitori di servizi, dalle compagnie aeree ai catering, cercheranno di assicurarsi ingaggi futuri. Come? Cercando di prevenire le cancellazioni e farle diventare posposizioni. A tutti noi è capitato di dover discutere, per esempio, in merito al rimborso di un biglietto aereo o di un viaggio in treno: le compagnie di trasporti ci offrono sconti o la possibilità di reclamare quello stesso viaggio in data da destinarsi, a patto di confermare la propria decisione entro una certa data. È possibile pensare a qualcosa di simile per gli eventi? Al momento non si possono individuare date utili, a meno che la location non si impegni a prevedere determinate misure di sicurezza, per garantire la distanza interpersonale. È qui che inizia la negoziazione ed è importante conoscere bene il proprio mercato. Che aspetto avrà il tuo settore di mercato nel prossimo futuro? Quali e quante persone è importante coinvolgere in un evento futuro? Una volta risposto a queste domande, potrai negoziare i termini di una futura collaborazione con la location che ti interessa.

Lavorare con gli sponsor

Se il tuo evento aziendale è stato cancellato a causa dell’epidemia, è probabile che anche i contratti con eventuali sponsor siano da rivedere. Come era finanziato l’evento? Che tipo di promozione si offriva allo sponsor? Anche in questo caso occorrerà proiettare nel futuro qualsiasi tentativo di recuperare le perdite. Gli sponsor, come tutte le aziende, avranno bisogno di minimizzare le perdite e massimizzare i guadagni nel breve termine. Anche con loro sarà il caso di fare un’analisi spassionata del mercato. In che modo è necessario adattarsi alle nuove circostanze? È possibile, per esempio, convertire il contratto con gli sponsor verso l’organizzazione di un evento virtuale? E, in un ambito online, come si garantirà allo sponsor la visibilità che avrebbe avuto dal vivo? È possibile, addirittura, migliorare il costo contatto, con messaggi più targettizzati per gli “ospiti” virtuali? In questo senso, la crisi potrebbe essere foriera di nuove possibilità che non sarebbero esistite in un contesto più tradizionale.

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