I 5 step per organizzare un evento corporate

Obiettivi chiari fin dall’inizio

Questo non è un principio nuovo: si tratta di semplice buon senso, da adoperare prima di affrontare qualsiasi impresa. Dopo tutto, non si può stabilire se un evento sia stato o meno un successo, se non si parte da una visione chiara di cosa significhi “successo”. Ciò che è cambiato è il livello di precisione a cui bisogna puntare nella definizione degli obiettivi. Se prima della pandemia, in questa fase, bastavano concetti basilari come “generare lead” o “migliorare la brand awareness”, ora occorre pensare in termini di parametri, piuttosto che di obiettivi generici. Prenditi il tempo necessario per definire i tuoi obiettivi, perché i passi successivi saranno determinati dal tipo di decisioni che prenderai in questa prima fase di pianificazione. Per esempio: se stai cercando di entrare in contatto con nuovi acquirenti, dovresti chiederti chi siano i tuoi potenziali interlocutori, dove risiedano e se abbiano o meno il budget per viaggiare. Sulla base delle risposte a queste domande preliminari, dovresti essere in grado di determinare se il tuo evento debba essere esclusivamente “in presenza”, virtuale o ibrido.

Organizziamo l’evento perfetto per le tue esigenze: contattaci subito!

Scegli un format

La scelta di cui sopra è il passo successivo del tuo viaggio. Pianificare un evento corporate, un tempo, significava prenotare una location ampia e prestigiosa. Certo, anche al giorno d’oggi può capitare, ma non è detto che sia ancora così in ogni occasione. Se stai optando per un evento solo virtuale, allo scopo di risparmiare sulla logistica e sui viaggi, per esempio, dovreti investire in una piattaforma online di qualità per il tuo evento. Se invece hai scelto un formato ibrido, dovrai prenotare una location, ma anche assicurarti di poter trasmettere il tuo evento in streaming e garantire un’adeguata interazione ai partecipanti in remoto.

Stabilisci un budget e distribuiscilo con attenzione

Organizzare un evento corporate può essere molto costoso. I partecipanti si aspettano esperienze di alto livello e, il più delle volte, ne va della reputazione del brand o di quella del cliente. Prepara il budget con attenzione, mettendo sempre da parte un importo ragionevole per le emergenze. Questa è la fase in cui dovresti considerare le sponsorizzazioni, se già esistenti, o iniziare a cercarle, se assenti.

Occhio alla sostenibilità!

Una volta questa era una preoccupazione secondaria per gli organizzatori di eventi, ma è ormai chiaro da tempo che non possiamo più permetterci di ignorare l’impatto ambientale degli eventi aziendali. Occorre essere consapevoli che ogni scelta avrà un effetto sulle emissioni generate e, se la portata e il budget dell’evento lo permettono, è bene far esaminare il vostro  organizzativo da un esperto di sostenibilità, al fine di trovare le soluzioni più sostenibili per raggiungere gli obiettivi desiderati. Tali soluzioni potrebbero andare dalla prenotazione di una location alimentata a energia pulita all’investimento in programmi di carbon offsetting.

Informatevi sulle norme di sicurezza locali e impostate un sistema di comunicazione semplice e immediato con i partecipanti

Se c’è una cosa che questa pandemia ci ha insegnato, è che le regole possono cambiare molto rapidamente in caso di emergenza. Se stai organizzando un evento in presenza, controlla le attuali linee guida locali in materia di sicurezza e igiene e verifica se sono previsti cambiamenti in futuro, in particolare per quanto riguarda la data del tuo evento. Anche nei periodi di maggiore calma e rilassamento delle regole di sicurezza, assicurati di impostare un sistema di comunicazione chiaro e semplice con il pubblico e con i collaboratori, in modo da essere in grado di notificare tempestivamente eventuali cambiamenti improvvisi o l’entrata in vigore di nuovi regolamenti prima della data dell’evento.

Pianifica con i tuoi prossimi eventi aziendali!