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Come organizzare un kickoff meeting in remoto

kickoff meeting in remoto
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Scritto da Angela

Per buona parte dell’anno i progetti di moltissime aziende e di tanti professionisti sono stati messi in pausa. Si esitava a iniziarne di nuovi, ci si teneva a debita distanza da qualsiasi forma di rischio. Un atteggiamento comprensibile, certo, ma impossibile da mantenere sul lungo periodo. Timidamente sono ricominciate le trattative e si sono ripresi in mano gli accordi, sono nati nuovi progetti e si è parlato della ripartenza dell’economia, adattata al panorama della “nuova normalità”. In questo scenario abbiamo dovuto imparare a svolgere da remoto moltissime attività che prima si svolgevano esclusivamente in presenza. Una di queste, per chi inizia progetti nuovi con nuovi partner aziendali, sono i kickoff meeting, sei quali abbiamo già parlato. Qui si pone però un altro tipo di problema: considerando che questo tipo di evento ha il solo scopo di avviare la collaborazione fra due team che dovranno lavorare insieme, provenendo da realtà diverse, è possibile fare a meno dell’incontro di persona? E nel caso di un incontro con un nuovo cliente, sarà ancora possibile stabilire il giusto livello di fiducia? In altre parole, come si fa a far funzionare un kickoff meeting in remoto? Bisogna prestare particolare attenzione ad alcuni aspetti…

In futuro i kickoff meeting in remoto saranno la norma

È vero che questa emergenza non ci ha fondamentalmente cambiati, ma non si può negare che ci abbia lasciato un’eredità in termini di nuove abitudini e nuove capacità. Per esempio, abbiamo imparato, anche in ambito professionale, a non far coincidere la possibilità di stabilire un rapporto di fiducia e collaborazione con la possibilità di trovarsi fisicamente nella stessa stanza per un tempo prolungato. In altre parole, abbiamo imparato che il lavoro da remoto funziona e che non deve necessariamente essere un’eccezione dovuta alla crisi. E moltissimi di noi non hanno nessuna intenzione di abbandonare questo nuovo modo di lavorare. Per questo motivo c’è da aspettarsi che, nel prossimo futuro, i kickoff meeting in remoto saranno la norma e che incontrarsi su zoom con il team del cliente, prima di dare il via a una nuova collaborazione, sarà una scelta ovvia e naturale.

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Arrivare preparati: il lavoro inizia molto prima dell’incontro

Un buon kickoff meeting, in remoto o in presenza, inizia sempre molto prima di incontrare il cliente. Buona parte del lavoro, infatti, si fa prima di trovarsi a confronto con le altre parti coinvolte. È importante avere ben chiari la visione, lo scopo e gli obiettivi del progetto. Altrettanto essenziale è sapere chi deve essere informato di cosa. Chi è coinvolto nel progetto e con che ruolo? Tutti devono avere le stesse informazioni o ci sono diversi livelli di accesso? Anche in base a questo occorrerà determinare le aspettative di ognuno. In questa fase è bene fare anche una valutazione dei rischi e delle potenziali difficoltà, così da poterli affrontare in futuro, ma anche da poter rispondere in modo soddisfacente alle domande del cliente.

Organizzare gli strumenti di comunicazione

Se il kickoff meeting si svolge da remoto, è ragionevole pensare che anche il lavoro vero e proprio non vedrà i team fisicamente gomito a gomito nello stesso ufficio. Per questo motivo occorre fare particolare attenzione alla gestione e pianificazione degli strumenti tecnici che si utilizzeranno per comunicare. Per il meeting in sé, molti preferiscono l’ormai universale Zoom, poiché consente di vedersi con relativa facilità ed è accessibile su diversi dispositivi. Inoltre garantisce una certa spontaneità all’interazione ed è perfetto per le riunioni nelle quali si deve soprattutto parlare. Una volta avviato il progetto vero e proprio, però, occorrerà mantenere aperti dei canali di comunicazione. Come e quando verranno trasmessi gli aggiornamenti sul progetto? Ci saranno chiamate settimanali? Una newsletter interna? Il progetto sarà gestito su Slack con aggiornamenti in tempo reale? Quando si lavora senza potersi incontrare, questi dettagli sono ancora più importanti, poiché costituiscono il 100% dell’interazione e non devono mai essere sottovalutati.

kickoff meeting in remoto 1

Non dimenticare mai le buone maniere

Ormai dovremmo tutti esserci abituati all’etichetta delle riunioni a distanza, ma vale sempre la pena di ricordarlo: lavorare da remoto non vuol dire abbandonare ogni parvenza di ordine e formalità. Non in tutte le aziende e non con tutti i clienti ci si può permettere lo stile casual e per questo è essenziale tenere a mente una certa etichetta anche quando si organizza un kickoff meeting in remoto. Compatibilmente con quello che i mezzi tecnici ci permettono di fare, occorre presentarsi al meglio e ricordarsi che ogni partecipante sta contribuendo a influenzare la visione che il cliente avrà dell’intera azienda.

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Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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