Location: il primo passo per il successo di un evento

Il posto giusto al momento giusto.

Il primo fattore da considerare è la collocazione. Per decidere dove realizzare un evento, bisogna innanzitutto conoscere il proprio pubblico. Ci rivolgiamo agli azionisti di una compagnia o agli studenti universitari della città? È ragionevole pensare che il nostro pubblico si sposti in auto o dobbiamo tenere conto dei collegamenti fra la nostra location e i principali mezzi pubblici? Se scegliamo una splendida location in un luogo sperduto, dovremo poi inserire nel budget un servizio di bus/navetta per permettere ai partecipanti di raggiungere il luogo dell’evento? E qualora la location non comprendesse un proprio servizio di catering, come organizzeremo le forniture per il rinfresco?

Non abbiamo ancora neanche confermato la prima scelta, ma già ci si prospettano una serie di opzioni che rischiano di incidere pesantemente sul nostro budget.

In linea di massima qualsiasi location che si collochi fuori dai centri cittadini comporta un aumento dei costi ed è probabilmente più adatta per un evento di alto profilo e con un budget sostanzioso. Per contro, un ex capannone industriale riconvertito a due passi dalla fermata della metropolitana sarà molto più adatto per una mostra di giovani artisti indipendenti rispetto a una villa cinquecentesca sperduta fra le colline.

Le dimensioni contano

Il secondo elemento da prendere in considerazione sono senza dubbio le dimensioni. Se si pianifica un evento con entrata a pagamento la parola chiave è: “pessimismo”. No, non bisogna chiudersi in casa e contemplare l’inutilità dell’esistenza, ma bisogna applicare una semplice operazione aritmetica: la divisione per due. Se prevediamo di far pagare un biglietto di ingresso per il nostro evento, probabilmente il nostro budget va bilanciato contro una previsione di guadagno. Quella previsione di guadagno deve essere sempre divisa a metà. Ci aspettiamo di attirare un pubblico di 1000 persone? Calcoliamo le spese in modo tale da coprirle con 500 ingressi e poi scegliamo un locale che abbia il potenziale di accogliere 1000 invitati, ma che possa sembrare pieno anche con la metà. Magia? No, arredamento. Molti locali offrono la possibilità di allestimenti variabili, con l’aggiunta o l’eliminazione di pannelli, pareti mobili, tavoli, posti a sedere ed elementi divisori. Una buona strategia, se non siamo sicuri di poter prevedere correttamente l’afflusso, è allestire il locale al minimo della sua capacità e poi eliminare degli elementi (per esempio divani e tavolini) nel caso si renda necessario uno spazio più ampio.

Cool vs Uncool

Quello che si porta con sé al termine di un evento è, prima di tutto, l’atmosfera. Il ricordo delle sensazioni provate resterà nella memoria più a lungo di quello del menu e perfino del tema stesso della serata. La location è un alleato prezioso nella creazione dell’atmosfera, ma per sfruttarne al massimo il potenziale bisogna avere una conoscenza approfondita del territorio. La bellezza e la praticità della struttura sono importanti, ma il modo in cui la struttura viene percepita lo è ancora di più. Ogni luogo ha una sua storia, radicata nella regione o nella comunità di riferimento, colorata di successi passati, eventi più o meno fortunati, trascorsi più o meno illustri che probabilmente il pubblico locale conosce e valuta. Nel selezionare la location per il proprio evento, è essenziale applicare queste stesse conoscenze o affidarsi a qualcuno che possa garantirle. Che le nostre parole d’ordine siano “lusso, glamour ed eleganza” o “avanguardia, minimalismo e controcultura”, è essenziale che il luogo che ospiterà il nostro evento sia in sintonia con lo spirito dell’iniziativa.

Se siamo arrivati fino a questo punto, vuol dire che abbiamo evitato con successo le insidie della prima scelta e intrapreso la strada giusta. Ora non ci resta che organizzare il nostro evento.