Come pianificare il budget per un evento

1. Obiettivi chiari

Ci sono tanti motivi per organizzare un evento. Nonostante i luoghi comuni sulla professione di organizzatore di eventi, tuttavia, si può stare certi di una cosa: gli eventi non si organizzano per divertimento. Ci si può andare per il piacere di farlo, ma il lavoro organizzativo che c’è dietro a un evento è sempre giustificato da un obiettivo reale. Prima di imbarcarti nell’arduo compito di stabilire un budget, quindi, prenditi tutto il tempo che ti serve per rispondere a una serie di domande. Che scopo ha questo evento? Si tratta di raccogliere fondi per una buona causa o di creare un’occasione di incontro con potenziali clienti? È il lancio promozionale di un prodotto? È diretto al pubblico in generale, alla stampa o agli addetti ai lavori? Lo scopo è incrementare la produttività interna dell’azienda o stabilire collaborazioni con potenziali partner? Dalla risposta a queste domande dipende tutto ciò che farai dopo, quindi non avere fretta di rispondere e accertati di avere tutti i dati necessari per poter fare un’analisi completa della situazione.

2. Conosci te stesso (e il tuo brand)

Una volta stabilito il target dell’evento, è importante fare una valutazione oggettiva della possibilità di raggiungerli. Se stiamo parlando dell’organizzazione della cena di Natale per i dipendenti delle tre filiali di un’azienda, la probabilità che l’evento riesca come previsto e che tutti gli invitati si presentino sono relativamente alte. Se invece l’obiettivo è lanciarsi per la prima volta nell’organizzazione di un trade show, per proporsi come aggregatori in un mercato che ancora non ci percepisce come tali, è ragionevole pensare che il risultato finale possa essere più modesto rispetto ad altri eventi simili organizzati da brand consolidati. Pianificare questo passaggio in modo ragionevole e onesto, senza lasciarsi prendere dall’ottimismo, è essenziale per la corretta identificazione del budget, ma anche per poter richiedere il supporto di uno o più sponsor.

3. Entrate e uscite

Può sembrare ovvio discutere di entrate e uscite quando si parla di budget, ma se c’è una cosa che si impara lavorando nel settore degli eventi è che niente è ovvio. Non tutti gli eventi, per esempio, prevedono delle entrate, ma tutti dovrebbero rappresentare un investimento proficuo nel lungo periodo. Organizzare una giornata di team building e una cena di gala per i propri dipendenti, per esempio, è il tipo di attività il cui budget è stilato sommando esclusivamente voci di spesa. Tuttavia, come è stato ampiamente dimostrato i risultati si rivelano sul lungo periodo sotto forma di una accresciuta produttività, il che si traduce comunque in un guadagno. Un trade show o una conferenza, invece saranno probabilmente eventi con ingresso a pagamento oppure sponsorizzati da un brand rilevante del settore e quindi hanno la possibilità, almeno in teoria, di rappresentare una voce in attivo sul bhaiilancio delle aziende che li organizzano.

4. Organizza le informazioni

Esiste un folletto, che vive sulla spalla di ogni organizzatore (non solo di eventi, ma di qualsiasi cosa, anche di liste della spesa) e che chiameremo con affetto “tanto questo me lo ricorderò“. Questo esserino è il tuo peggior nemico e ha il solo obiettivo di rovinarti il lavoro ripetendoti il suo mantra. È essenziale non dargli mai ascolto. Non importa quanto tu sia sicuro di non poter assolutamente dimenticare quel costo assicurativo extra che il responsabile del service tecnico ti ha menzionato per cinque secondi al telefono o quell’elemento decorativo in più che hai ordinato per gli allestimenti in un momento di euforia: ti sbagli. Non ti ricorderai assolutamente nulla e, nel momento di stilare il budget, la tua mente si riempirà di palloncini colorati che andranno a coprire proprio i punti della tua memoria in cui si nascondono queste informazioni. Scrivi tutto, scrivi sempre e soprattutto scrivi immediatamente. Prendi nota di ogni nuova informazione non appena ti viene comunicata e poi, con calma, organizzale tutte in uno schema che divida in modo chiaro le entrate e le uscite, indicando dettagliatamente quali voci sono certe, quali probabili e quali variabili (per esempio le voci di spesa che sono passibili di variazioni a seconda del numero di invitati che effetticamente parteciperanno). Questo ti permetterà di avere un colpo d’occhio chiaro sul budget del tuo evento in qualsiasi momento dell’organizzazione.

5. Le voci che incideranno di più sul tuo budget

Se l’evento che organizzi è a pagamento, ti presento quelle che saranno le due parole più importanti della tua vita per tutta la durata dell’impresa: break even. Quest’espressione, che significa letteralmente arrivare al pareggio, indica la condizione che porterà le entrate e le uscite sullo stesso livello, trasformando l’evento in un’operazione a budget zero. Se l’evento si basa sulla vendita di biglietti, per esempio, il break even è il numero di ospiti paganti necessari per coprire tutte le spese. Anche alcuni eventi gratuiti possono avere un break even, se sono finanziati grazie all’aiuto di sponsor. In questo caso il break even potrà essere raggiunto già in fase organizzativa, nel momento in cui si riuscirà a negoziare con gli sponsor stessi una cifra tale da raggiungere o superare le spese sostenute. Questo tipo di break even va sempre associato ad altre due parole molto importanti: salvo imprevisti. Le altre voci essenziali del budget sono quelle relative agli asset maggior di ogni evento, prima fra tutte la location. A meno che l’ospite d’onore dell’evento non sia una superstar del cinema o della musica, è probabile che questa sia la voce di spesa maggiore, quindi è bene definirla prima di considerare le altre, dal momento che la scelta potrebbe influire molto sui fondi a disposizione per tutto il resto. Conoscere lo spazio che si avrà a disposizione permette inoltre di stilare previsioni di spesa più accurate per altre voci del budget, quali allestimenti e catering.

6. Conclusioni

Creare il budget per un evento è un esercizio complesso e, fra tutte le attività correlate a questo settore, è senza dubbio quello in cui gli errori si pagano, letteralmente, più cari. Anche se hai scelto di organizzare i tuoi eventi autonomamente, potrebbe essere opportuno avvalerti in questa fase della consulenza di un professionista. L’esperienza diretta è infatti l’unica possibile difesa contro gli imprevisti che inevitabilmente si abbatteranno sul tuo budget. L’esperienza serve esattamente a questo: a costruirsi una casistica abbastanza ampia nel proprio settore, così da poter prevedere ragionevolmente anche le variabili che a un profano non verrebbero mai in mente.