Netiquette delle riunioni online: le 4 regole per una perfetta conference call

1. Cibi e bevande: non fare online quello che non faresti in ufficio

Una delle “trappole” nelle quali è più facile cadere, quando si svolgono riunioni online, è quella di sentirsi un po’ troppo come a casa propria. Per quanto nessuno si aspetto lo stesso livello di formalità che si può sperimentare in un ufficio, vale comunque la pena di mantenere un minimo di rigore e concentrarsi sulla chiamata. Questo vuol dire che, indipendentemente dall’organizzazione del proprio home office, sarebbe meglio evitare di consumare un pasto intero, fumare o bere alcolici durante la riunione. Un caffè, un the o un bicchiere d’acqua possono essere consumati senza problemi, proprio come si farebbe in ufficio, ma per tutto il resto è meglio aspettare di aver terminato il collegamento.

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2. Ambiente e abbigliamento: casual va bene, ma occhio all’ordine!

Tutti abbiamo sorriso, negli ultimi mesi, delle scelte di ospiti e commentatori televisivi in termini di sfondi per i collegamenti da casa. C’è chi si è attrezzato con green screen e grandi foto di paesaggi, chi ha ricercato la parete più neutra della casa, chi ha sfoggiato una libreria carica di titoli e chi ha scelto di aggiungere un tocco “verde” alla conversazione collegandosi dal giardino. Tutte queste scelte sono legittime, con una sola condizione da rispettare: fate in modo che nell’inquadratura non appaia un ambiente sporco o disordinato né contenente elementi di ovvia distrazione. Lo stesso vale per l’abbigliamento: non è necessario presentarsi in giacca e cravatta, in abito da sera, con una pettinatura impeccabile e il trucco delle grandi occasioni. Limitiamoci a non fare come il reporter Will Reeve, che si è mostrato al pubblico americano in giacca e camicia, ma…senza pantaloni!

3. Organizzazione e moderazione: invita solo chi deve partecipare e presenta tutti prima di iniziare

Se organizzi o moderi una riunione, proprio come faresti dal vivo, assicurati di invitare solo chi deve effettivamente contribuire. Non è considerato cortese far perdere tempo a chi non è tenuto a dare un contributo attivo all’incontro incorso. A differenza di quanto avviene dal vivo, però, è importante anche presentare tutti prima di iniziare. Attraverso un giro di presentazioni si provvederà non solo a far conoscere i partecipanti che non si sono incontrati prima, ma anche ad assicurarsi che tutti siano collegati correttamente e che si vedano e si sentano a vicenda. Lo stesso vale per eventi come i panel, i webinar o i team building.

4. Come e quando parlare durante una riunione online

Un punto fondamentale – e spesso ignorato – della netiquette delle riunioni online riguarda l’uso della preziosissima funzione “Mute”, presente in molti software, che permette di disattivare il microfono. Quando parla qualcun altro, ricordati di attivare questa funzione, per evitare che eventuali rumori di fondo nel tuo ambiente causino disturbo a chi sta ascoltando. Quando invece tocca a te parlare, guarda in camera, per fare in modo che gli altri abbiano la percezione del contatto visivo. Se passi la maggior parte del tempo a controllare la tua immagine nell’apposito riquadro, il tuo sguardo sembrerà distratto.

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