Le location insolite per eventi possono metterti in difficoltà: ecco come prepararsi!

Le location insolite per eventi possono metterti in difficoltà: ecco come prepararsi!

Parcheggio e raggiungibilità

Uno dei trend di maggior successo, in materia di location insolite per eventi, è quello degli spazi post-industriali riqualificati. Gli organizzatori di eventi e i loro clienti sono innamorati dell’atmosfera, dello spazio e della luce che si possono trovare in certi edifici di mattoni e acciaio delle nostre periferie. Ex-fabbriche, ex-magazzini, ex-stabilimenti industriali di qualsiasi genere, soprattutto se risalenti alla prima metà del XX secolo, sono diventati parte di un’estetica il cui fascino non accenna a diminuire. In molti casi, però, la logistica è assai meno affascinante. Molte di queste strutture sono state costruite in periferia, perché ospitavano macchinari molto rumorosi, ingombranti o il cui impatto sull’ambiente non era gradito nei centri abitati. Questo vuol dire che, non di rado, sono fuori dalla cerchia del trasporto pubblico urbano. Allo stesso tempo può capitare che non siano munite di un ampio parcheggio, perché non sono state pensate per ospitare tante persone contemporaneamente o perché originariamente esistevano trasporti collettivi dedicati ai lavoratori impegnati in quella zona. Per risolvere il problema della raggiungibilità e dell’accessibilità, è consigliabile prevedere un servizio di navetta per gli ospiti, soprattutto per eventi serali e notturni.

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Quanti ospiti si possono invitare?

Per organizzare un evento con molti ospiti occorre rispettare delle regole. Le norme più importanti sono quelle sull’agibilità e la capacità massima dei locali. Questo vuol dire che, anche quando si lavora con location insolite per eventi creativi e anticonvenzionali, bisogna che qualcuno abbia certificato la sicurezza del luogo prescelto. Questo vuol dire che si possono accogliere gli ospiti in tutta sicurezza. Per ogni locale o spazio, verrà indicata una capacità massima, che dipende da molti fattori. Non si tratta solo di determinare quante persone possono fisicamente entrare nell’edificio, ma di quante persone questo può contenere senza esporle a rischi, senza intasare le uscite di sicurezza, senza ostacolare l’evacuazione rapida in caso di necessità e senza che gli ospiti si trovino a occupare aree non sicure per loro (come i vani degli impianti elettrici). Questo vuol dire che spesso la capacità massima consentita è di molto inferiore a quella che ci suggerisce il “colpo d’occhio”. Se volete evitare di dover tagliare la lista degli invitati all’ultimo momento, quando lavorate con location insolite per eventi aziendali, informatevi sempre preventivamente sulla capacità massima del locale.

Servizi e catering

Se il vostro evento prevede un pranzo o una cena e la location prescelta non ha una cucina, certamente state già pensando di ingaggiare un catering. Attenzione, però: anche chi porta cibo e bevande sul posto ha delle necessità ed è importante verificarle insieme prima dell’evento. Molti servizi di catering, per esempio, vi chiederanno la disponibilità di spazi e di servizi che non tutte le location insolite per eventi possiedono. In alcuni casi, per esempio, saranno necessarie prese industriali per l’utilizzo di frigoriferi, forni o piastre elettriche, per conservare, preparare o riscaldare le pietanze, di acqua corrente per lavare le stoviglie e di spazi puliti nei quali depositare strumenti e provviste. Verificate sempre questi dettagli con il responsabile tecnico della location.

Conclusioni

Una volta risolte queste difficoltà, le location insolite per eventi si rivelano sempre una scelta azzeccata, grazie alle atmosfere uniche e alle architetture originali e interessanti. Ogni evento si animerà di uno spirito nuovo e diverso, creando esperienze indimenticabili per tutti gli ospiti.

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