Organizzare eventi in location fuori dal comune: la magia dei luoghi speciali
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Organizzare eventi in location fuori dal comune: la magia dei luoghi speciali

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Scritto da Angela

Nell’industria degli eventi c’è ancora posto per le scelte tradizionali, per le sale conferenze e per le cene aziendali dal formato classico. Ci capita però sempre più spesso di ricevere richieste per soluzioni più creative, per location fuori dal comune e per eventi dai formati insoliti. Naturalmente queste sfide ci spingono a trovare sempre nuovi spazi nei quali realizzare ogni tipo di evento. Lo scopo è sorprendere, incantare, divertire, ma soprattutto trasformare ogni evento in un’esperienza che si farà ricordare. Quando si sceglie una location fuori dal comune, però, ci si muove al di fuori delle linee guida che si applicano normalmente all’industria degli eventi. Questo ci ha spinto a trovare nuovi criteri, per stabilire quali spazi siano davvero adatti alle esigenze dei nostri clienti. Ecco qualche consiglio dettato dall’esperienza.

Mettere sempre al centro le persone

Il primo parametro da valutare è sempre lo spazio. A volte capita di trovare una location così unica, dallo stile così particolare e dall’atmosfera così affascinante che si rischia di tralasciare le considerazioni più importanti. Prima di tutto occorre chiedersi se gli invitati previsti per l’evento potranno entrare comodamente in quello spazio e se tutte le attività previste potranno essere svolte in sicurezza. In secondo luogo bisogna considerare la logistica. Se, per esempio, si sceglie una location senza una propria cucina e si ingaggia un catering, bisognerà fare una lista di tutte le strutture e attrezzature necessarie. Sono disponibili prese di corrente adatte a supportare frigoriferi, piastre e forni mobili? Il catering e gli ospiti possono accedere ad acqua corrente e servizi igienici a norma? La location è adatta alla stagione in cui si svolge l’evento? Necessita di riscaldamento/aria condizionata? Anche quando si sceglie una location fuori dal comune, insomma, bisogna pensare prima di tutto al comfort degli ospiti.

location fuori dal comune

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Eventi… in movimento

Quando si pensa a una location fuori dal comune, si tende a immaginare un edificio riconvertito, uno spazio che sia passato da un utilizzo a un altro. In questo periodo vanno per la maggiore le ex-fabbriche, retaggio della prima e seconda industrializzazione europea, che sono ormai dinosauri urbani, sempre più spesso trasformati in gallerie d’arte o spazi per eventi. A noi piace guardare le cose anche da un altro punto di vista, per questo abbiamo cominciato a interessarci di location che non rientrano nella categoria dei “locali”, perché non hanno una collocazione geografica fissa. Stiamo parlando dei mezzi di trasporto: organizzare un evento sul vagone di un tram storico, su una funivia o su una barca può creare un’atmosfera davvero unica. Un esempio perfetto è quello della cena aziendale seguita da una divertentissima festa a tema, che abbiamo organizzato per Voyage Privé su un galeone pirata.

Organizzare eventi in location fuori dal comune

Le location fuori dal comune che fanno bene al budget

Come si distingue una location davvero “alternativa”? Prima di tutto perché non ha un pacchetto preconfezionato per gli eventi. Questo vuol dire che ci sarà bisogno di lavorare di più e per più tempo, contattando direttamente il proprietario e prendendo accordi precisi su ogni aspetto dell’evento. Questo processo può essere faticoso, ma può anche tradursi in un evento davvero unico, in una location fuori dal comune, con una personalità e un’atmosfera che i vostri ospiti non dimenticheranno facilmente e, in molti casi, anche una notevole riduzione dei costi. Scegliere di restare al di fuori delle mode o addirittura di anticiparle non è sempre facile, ma i risultati possono superare ogni aspettativa.

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Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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