Organizzare eventi promozionali: una guida pratica

Cose da fare

Lavoro preliminare: l’obiettivo

Se non sapete ciò che volete, potete stare certi che non otterrete nulla di utile. Prima di mettervi al lavoro e iniziare a organizzare eventi dovreste chiedervi quali siano i vostri obiettivi. Volete vendere o far conoscere un prodotto o servizio? Volete ottenere notorietà? Attrarre nuovi clienti? Premiare i clienti più fedeli? Celebrare un anniversario? La risposta a questa domanda condizionerà tutte le fasi successive del lavoro.

Lavoro preliminare: il budget

Per organizzare un evento non bisogna necessariamente spendere una fortuna, ma le spese lievitano con una certa facilità. Per questo motivo è essenziale stabilire un budget in anticipo, suddividerlo in voci di spesa ben definite e attenervisi scrupolosamente. Per le piccole e medie aziende questa parte dell’organizzazione è particolarmente importante, poiché sbagliare nell’organizzazione di un evento può voler dire prosciugare il budget per tutte le altre promozioni.

Lavoro preliminare: il target

Una volta stabiliti gli obiettivi da raggiungere, assicuratevi di invitare al vostro evento un gruppo ben targettizzato, che si tratti di colleghi e altri professionisti per un meeting B2B o di potenziali clienti, il vostro compito sarà capire di più su ognuno di loro. Questo compito è molto più semplice se i vostri ospiti hanno qualcosa in comune e rientrano tutti nella stessa categoria

Lavoro preliminare: il tipo di evento da organizzare

Le opzioni sono molteplici: dalla cena con pochissimi addetti ai lavori con i quali si vuole stabilire un rapporto professionale al cocktail con networking, dall’inaugurazione di un negozio a una piccola fiera o trade-show locale, da organizzare insieme ad altre aziende del vostro settore, magari con la possibilità di vendere direttamente i prodotti. Una delle chiavi del successo sta nell’abbinare correttamente il tipo di evento e il target all’obiettivo che si desidera raggiungere.

Scegliete con cura la location

In base alle considerazioni preliminari, scegliete la location adatta al vostro evento. Potrebbe essere la sede della vostra attività, ma questo non è un requisito necessario. Trovate un luogo che soddisfi le aspettative del vostro target e nel quale i vostri potenziali interlocutori abbiano piacere di andare. Considerate naturalmente le necessità relative allo spazio, agli allestimenti, all’intrattenimento e al catering. La location giusta è assolutamente cruciale per la buona riuscita di un evento.

Presentatevi al meglio

L’obiettivo di chi sceglie di organizzare eventi, invece di investire in una tonnellata di volantini, è trarre il meglio dalle interazioni personali. “Il meglio”, in questo caso, consiste nella costruzione di rapporti diretti e significativi. Per raggiungere questo obiettivo è essenziale ricordare che, per tutta la durata dell’evento, siete voi a rappresentare l’azienda e ogni vostro comportamento si rifletterà sul marchio. Per tante cose si può avere una seconda occasione, ma non per fare una prima impressione positiva. Siate la persona che il vostro brand dovrebbe essere, perché è prima di tutto di voi che i partecipanti si ricorderanno. Non dimenticate di avere sempre a portata di mano una riserva illimitata di biglietti da visita.

Lasciate parlare gli altri

Le informazioni più importanti che potrete ottenere organizzando eventi sono quelle relative ai desideri e alle aspettative del vostro target di riferimento. Nelle conversazioni dirette, lasciate soprattutto che siano i vostri interlocutori a parlare, specialmente all’inizio. Incoraggiateli a condividere con voi le necessità specifiche e le difficoltà incontrate nell’ambito che vi accomuna e solo successivamente illustrate i dettagli della vostra attività, facendo particolare attenzione a sottolineare come potreste attivamente rispondere alle necessità del vostro interlocutore.

Prendete appunti

Quando parlate con qualcuno è essenziale concedergli il 100% della vostra attenzione, ma appena possibile ricordatevi di annotare le informazioni e gli spunti più importanti che avete ricevuto e le conversazioni più significative che avete avuto. Organizzate la raccolta dei contatti, magari permettendo ai partecipanti di lasciarvi la loro email all’ingresso o in un altro momento significativo dell’evento. Ve lo dico per esperienza: programmare un follow-up decente e personalizzato dopo aver parlato con dieci persone è impossibile se non vi siete appuntati chi vi ha detto cosa. E fare riferimento con un interlocutore alla conversazione avuta con un altro è una situazione molto imbarazzante. Fidatevi.

Fate attenzione al vostro database di contatti

I contatti sono la vostra risorsa più importante: custoditeli e trattateli con cura. Una volta acquisiti non mancate di ricontattarli in modo personalizzato per ringraziarli e poi comunicate con loro, tramite messaggi o mailing list, ma con una frequenza moderata, per evitare di essere percepiti come spam. Cercate di acquisire quante più informazioni possibili sui contatti che avete raccolto, ma non abusatene.

Errori da evitare

Non cercate di vendere a tutti i costi

Anzi, non provateci per niente. Un evento, a meno che non si tratti di una fiera, non è il posto giusto per vendere e cercare di chiudere una vendita nel corso di un evento vi farà percepire come assillanti e, per dirla tutta, anche un po’ disperati. I vostri ospiti non sono venuti al vostro evento per comprare, ma per conoscere, per essere intrattenuti, per rilassarsi o per incontrare qualcuno, magari proprio voi. Non rovinate tutto comportandovi come dei piazzisti.

Non date per scontate le presenze

Se c’è una cosa che abbiamo imparato nell’era di Facebook è che è facilissimo dire di sì a un invito, ma alzarsi dal divano durante una puntata di House Of Cards è tutta un’altra storia. Non prendetevela, l’avete fatto moltissime volte anche voi. Date per scontato che almeno un terzo di coloro che avete invitato e che hanno accettato non si presenterà e, di conseguenza, se avete bisogno di riempire la location, considerate un buon risultato un 30% di risposte positive in più del necessario, come minimo.

Personalizzate l’approccio

Organizzare eventi non vuol dire ripetere lo stesso pitch per cinquanta volte in una sera. Oltre a intrattenere i vostri ospiti, dovrete anche imparare a conoscerli e proporre a ognuno esattamente gli aspetti della vostra azienda che possono interessargli. Abusare degli aggettivi superlativi non vi aiuterà a vendere di più, rispondere a dei bisogni precisi sì.

Non passate tutto il tempo con persone che conoscete già

Mantenere i rapporti esistenti e crearne di nuovi sono aspetti ugualmente importanti quando si organizza un evento promozionale. Assicuratevi di accogliere con cordialità tutti coloro che conoscete già e di farli sentire speciali, ma passate più tempo con coloro che non conoscete ancora: scoprite le necessità e le particolarità di ognuno e ricordatevi che ogni interlocutore è una possibile fonte di passaparola.

Non smettete di organizzare eventi solo perché il primo non è andato bene

Organizzare eventi non è una cosa facile, soprattutto se non lo fate per mestiere. Certo, l’ideale sarebbe rivolgersi a un’agenzia, ma anche se non potete permettervelo non è detto che non possiate utilizzare questo incredibile strumento di networking. Se il primo evento non genera contatti utili o vendite, non scoraggiatevi, ma fermatevi ad analizzare quello che potreste aver sbagliato, magari aiutandovi con i punti principali di questa piccola lista.

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