Perché sei già in ritardo sugli eventi di Natale

1. Perché alcune delle location migliori sono già prenotate

Sicuramente, se parte del tuo lavoro è organizzare gli eventi per la tua azienda, ti sarà capitato, intorno a novembre, di provare a prenotare una location per la cena o la festa di Natale e di scoprire che non era disponibile. Se, in quell’occasione, la tua legittima domanda è stata “e quando accidenti l’hanno prenotata, a luglio?”, sappi che la risposta è “Sì”. Come per i voli aerei, le camere d’albergo e le case per le vacanze, poter prenotare con largo anticipo permette di ottenere i servizi migliori a prezzi più convenienti. Per questo motivo, quando è possibile fare previsioni precise su date fisse, ha senso prenotare con il maggior anticipo possibile. Va da sé che non c’è data fissa più prevedibile del Natale o di Capodanno. Ci sono aziende che prenotano la location per il proprio evento natalizio in piena estate o addirittura a gennaio dell’anno precedente. E si accaparrano le location più ambite

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2. Perché programmare con largo anticipo fa bene al budget

Se c’è una cosa che chi si occupa di gestire le risorse finanziarie non sopporta, sono gli imprevisti. Se c’è una costante nel budget annuale di ogni azienda, sono gli imprevisti. Il mondo, la concorrenza, l’economia globale e la legge di Murphy concorrono per rendere la gestione del budget molto più emozionante di quanto non la si vorrebbe. Più voci si riescono a consolidare con largo anticipo e più chiaro e completo sarà il quadro delle risorse per l’anno a venire. Naturalmente al budget fa bene anche la considerazione fatta al punto 1: spesso le prenotazioni “early-bird” permettono costi ridotti rispetto a quelle fatte quando la fine dell’anno si approssima.

3. Perché altrimenti finirai per organizzare la solita cena aziendale alla quale nessuno vuole andare

Certo, ci sono uffici e aziende che funzionano come grandi famiglie, che non chiedono di meglio che potersi aggregare gioiosamente intorno a un tavolo e non hanno bisogno di grandi sforzi organizzativi per passare una bella serata insieme. A volte, tuttavia, l’evento natalizio finisce per essere l’unica occasione di aggregazione fra reparti che per il resto dell’anno non intrattengono contatti diretti, quindi non ci si potrà accontentare di una cenetta informale, ma sarà necessario organizzare un evento più strutturato. In questo caso avere più tempo a disposizione permetterà agli organizzatori di progettare una serie di attività, momenti aggregativi e di intrattenimento, informarvi sulle necessità alimentari dei partecipanti, predisporre eventuali trasporti e in generale occuparsi di dettagli che altrimenti si finirebbe per trascurare. C’è anche un altro elemento che gioca a favore di chi pianifica il proprio evento natalizio in questo periodo: le vacanze. Dedicare qualche ora a prenotare una location e progettare una tabella di marcia adesso, con i ritmi lenti e rilassati dell’estate, è certamente meno gravoso che farlo a novembre, quando i flussi lavorativi sono già tornati a scorrere a pieno ritmo.

4. Per non finire con il dj che nessun altro ha voluto

L’intrattenimento è una faccenda delicata. È inutile negarlo: tutti ci siamo ritrovati almeno una volta al veglione con il complesso musicale un po’ raccattato, come nella memorabile scena di Parenti Serpenti, e tutti conserviamo quel ricordo fra i più terrificanti della nostra vita. Come gli hotel, i ristoranti, i locali e i club, anche gli intrattenitori vengono prenotati con tanto più anticipo quanto più la qualità del loro servizio è reputata alta. Un accompagnamento musicale o una performance artistica di qualità può fare la differenza fra una splendida serata e un senso diffuso imbarazzo che spingerà gli ospiti a non vedere l’ora di congedarsi. Gli artisti e intrattenitori più quotati in ogni settore, dai dj ai quartetti d’archi, dai ballerini agli attori, dalle band agli strumentisti, sanno bene che assicurarsi una serie di performance redditizie durante le feste di Natale è il modo migliore di iniziare l’anno in maniera proficua, garantendosi una base economica sulla quale poggiare nei mesi in cui l’attività artistica tende a languire. Anche in questo caso, come per le location, pensare di prenotare a novembre equivale ad accontentarsi delle opzioni che le aziende più previdenti hanno scartato.

5. Perché non hai nessuna voglia di pensare al Natale

E continuerai a non averne. La differenza è che, a novembre, non avrai neanche il tempo per occupartene. Certo, puoi sempre scegliere di affidarti a dei professionisti e liberarti completamente dall’incombenza di organizzare il party natalizio, la cena aziendale o il viaggio incentive di capodanno, ma anche in quel caso – ormai avrai indovinato – ci sarà qualcuno che ha avuto la stessa idea molto prima di te, accaparrandosi tutte le agenzie sul territorio e obbligandoti a occuparti personalmente di ogni dettaglio.

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