Guida: come si organizza un evento aziendale di successo

Stabilire gli obiettivi

A chi è rivolto il tuo evento aziendale? Questa è la prima domanda che dovrai porti prima di passare all’azione. Un evento, dopo tutto, è prima di tutto una forma di comunicazione e il tono di qualsiasi comunicazione, si sa, cambia a seconda del destinatario. Il tuo evento aziendale è un messaggio e il messaggio che vuoi mandare ai tuoi possibili clienti non è lo stesso che ti conviene mandare ai tuoi colleghi o ai dipendenti. Inoltre, come ogni forma di comunicazione, per essere efficace un evento deve essere coinvolgente, generare una risposta emotiva, ma anche essere ben composto e seguire certe regole. Da questa prima considerazione partiranno tutte le altre, quindi è essenziale non muovere un passo prima di aver risposto in modo esaustivo a questa prima domanda.

La squadra giusta per il tuo evento aziendale

A chi affiderai la gestione del tuo evento aziendale? Chiaramente il nostro consiglio è quello di rivolgerti a dei professionisti, ma è comunque importante che all’interno dell’organigramma aziendale ci sia qualcuno deputato a interessarsi dei vari aspetti organizzativi, per poter comunicare chiaramente le esigenze specifiche a chi si occuperà di realizzarle. Fai in modo da coinvolgere tutti i settori dell’azienda che possono essere interessati dalle scelte che verranno fatte. Per esempio, è fondamentale che ci sia qualcuno nel tuo team con un’idea molto chiara del budget che hai a disposizione e di quanto flessibile sia la cifra di partenza, ma anche che ci sia qualcuno con una conoscenza approfondita delle risorse umane, per poter stabilire a chi assegnare i diversi compiti che si renderanno necessari e come incastrare orari, disponibilità, ferie e turni. Quando si tratta di eventi rivolti al pubblico, è fondamentale anche coinvolgere i responsabili del marketing, per fare in modo che ogni aspetto dell’evento comunichi nel modo giusto con il target.

La location

Per aggiudicarsi le location migliori, occorre giocare d’anticipo

Abbiamo dedicato molti articoli alla scelta della location giusta, ma possiamo riassumere le varie considerazioni in tre punti fondamentali: dimensione, prezzo e raggiungibilità. Questi sono i tre requisiti più importanti di una location per eventi, tutto il resto è un arricchimento dell’esperienza: senza dubbio importante, ma secondario rispetto ai tre pilastri principali. La location dovrà essere abbastanza grande da contenere comodamente e in sicurezza tutti gli invitati all’evento, il suo costo deve essere compatibile con il budget previsto inizialmente e gli invitati devono essere in grado di raggiungerla comodamente – oppure devono essere loro forniti i mezzi adatti. Queste tre caratteristiche, bada bene, non sono sufficienti a definire la location ideale per il tuo evento aziendale, ma se anche uno solo di questi requisiti non è soddisfatto tutti i tuoi sforzi saranno vanificati. Una volta stilata una lista delle strutture che rispondono a questa prima, brevissima checklist, potrai specializzare la tua ricerca, scegliendo una location che rifletta lo spirito e i valori dell’azienda e che fornisca il supporto tecnico e logistico che ti occorre (per esempio in termini di impianti luci e audio/video, palchi, spazi particolari come giardini o piscine e qualsiasi altro elemento ti serva a rendere speciale il tuo evento.

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Catering

Non esistono eventi senza catering. O almeno, non esistono eventi senza catering che valga la pena di ricordare. Anche se il tuo evento non prevede un pasto vero e proprio, se hai in programma di trattenere i tuoi ospiti in un certo posto per un certo tempo, è bene offrire una qualche forma di rinfresco. Può trattarsi di un’offerta di finger food leggero o di caffè e pasticcini come di una cena di gala: l’importante è che la qualità sia sempre altissima. Preoccupati di fornire alternative per chi segue particolari restrizioni alimentari (vegani, vegetariani, celiaci) e scegli un servizio di catering che curi la presentazione quanto cura la qualità. Il cibo è il momento conviviale per eccellenza e deve soddisfare gli occhi, prima ancora che il palato, stimolando la voglia di condividere e comunicare.

La scaletta

Quando si partecipa a un evento aziendale, non c’è niente di peggio che avere la sensazione che l’organizzatore non sappia bene cosa sta facendo. È capitato a tutti di prendere parte a un evento del genere: ci si sente lasciati a se stessi, in imbarazzo e quasi responsabili del successo generale dell’evento e delle interazioni che ne conseguono. Questo accade quando l’evento non ha una scaletta ben progettata: gli ospiti si ritrovano a condividere lo stesso spazio senza sapere bene cosa farne e ben presto finiscono per sentirsi a disagio e andarsene. Una buona scaletta non serve solo a realizzare precisi obiettivi, ma anche a far sapere ai vostri ospiti che avete tutto sotto controllo.

Conclusioni

Un evento aziendale comporta sempre uno sforzo organizzativo notevole, anche se si tratta di un semplice aperitivo con i colleghi. Per questo è importante affidarlo a una squadra solida e seguire una griglia di compiti precisi quando ci si appresta a realizzarlo.

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