Perché organizzare un kick-off meeting

Inizia con il piede giusto

Vale sempre la pena prendersi del tempo per riflettere sulla strategia migliore da attuare, prima di agire, e in ambito aziendale non c’è modo migliore di farlo che con un kick-off meeting ben strutturato.

Organizza un kickoff meeting

Questa è infatti l’occasione in cui il team di lavoro si raduna per prendere visione dell’impegno e mettere a fuoco ruoli, tempi e dinamiche in campo. Il kick-off meeting rappresenta inoltre una grande opportunità per costruire un clima di collaborazione e fiducia, entrambe fondamentali per superare gli ostacoli di un’impresa che richiederà un coordinamento interno prolungato, che dovrà essere sempre impeccabile.

Definisci l’obiettivo nel modo più chiaro possibile

Nessun giro di parole, nessuna dichiarazione di principio, nessun discorso fumoso sui valori aziendali: l’obiettivo va definito in modo chiaro e questo renderà più semplice conseguirlo.

Stai sviluppando, ad esempio, un software di intelligenza artificiale per prevedere l’andamento del mercato dei vini? Un obiettivo concreto potrebbe essere riuscire a predire le quote di mercato di ciascun produttore con un margine di errore inferiore al 5%, entro l’arco di un anno. Tutto questo andrà spiegato in modo dettagliato, quanto a modalità, benchmark e calendario in cui inquadrare le varie fasi dell’operazione.

È fondamentale che tutti i componenti del team comprendano appieno il risultato che si vuole ottenere. Se lo scopo finale è ben chiaro, sarà molto più semplice, in seguito, concentrare energie e risorse e rendere il percorso meno accidentato.

Identifica e distribuisci i ruoli

Durante il kick-off meeting, vengono definite anche le responsabilità e i ruoli di ogni elemento coinvolto. Recuperando l’esempio precedente, nel team legato al tuo software di intelligenza artificiale avrai bisogno di un data scientist per analizzare i dati, di un programmatore per scrivere il codice, di un UI/UX designer per progettare l’interfaccia utente e così via.

Stabilire “chi fa cosa” sin dall’inizio è un presupposto fondamentale per un lavoro ben organizzato e produttivo. Altrettanto importante sarà stabilire come individuare questi professionisti e soprattutto come coordinarli, individuando figure che siano in grado di fungere da raccordo, sia sul piano gestionale che della comunicazione.

Sincronizzarsi e coordinarsi: indispensabile

Definire un piano di lavoro chiaro e realistico ti servirà per mantenere la rotta. A questo scopo, possono risultare utili strumenti di project management come ClickUp, Asana o Trello. In questo modo, ti assicurerai che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e sappiano cosa sta succedendo e quando.

In un kickoff meeting, questi strumenti ti aiuteranno a organizzare e standardizzare il processo di avvio del progetto, a condividere ruoli e argomenti all’ordine del giorno, assegnare compiti e stabilire scadenze e mantenere tutte le informazioni rilevanti in un unico luogo accessibile a tutti i membri del team e agli interessati. Inoltre, Asana, ad esempio consente di creare modelli per gli stessi kickoff meeting, standardizzando e semplificando l’intero processo.

Creare un ambiente piacevole e stimolante

Durante il kick-off meeting, l’atmosfera dovrebbe essere come quella che si respira quando si chiacchiera davanti a un buon caffè: stimolante, accogliente, piacevole.

Un buon modo per iniziare potrebbe essere quello di condividere qualche aneddoto divertente collegato al tema dell’incontro, per rendere l’atmosfera più rilassata e non partire subito con dati e grafici. Dopo aver “scaldato l’ambiente”, il discorso potrà poi proseguire, in modo più fluido e spontaneo, nella direzione dell’approfondimento specifico.

Risoluzione preliminare dei conflitti

Durante l’attuazione di un progetto, è inoltre possibile che possano emergere divergenze tra i membri del team e in questo caso è probabile che frizioni e incompatibilità si siano manifestate anche prima.

Invece di ignorare queste dinamiche, ti consigliamo di usare il kick-off meeting come un safe space, in cui i membri del tuo team potranno esprimersi e lavorare insieme per la ricerca di una soluzione condivisa. Questo ti consentirà di gestire e risolvere i conflitti in anticipo ed è fondamentale. Far finta di niente non paga, fidati. Prima o poi un conflitto non risolto esplode e se pilota e copilota entrano in rotta, non solo si manca il traguardo, ma si rischia di uscire fuori strada.

Il kick-off meeting è anche il contesto ideale per discutere di eventuali dubbi riguardo ai ruoli o al modo in cui si vuole procedere. Uno degli obiettivi di questo tipo di incontro aziendale è infatti proprio quello di risolvere in anticipo tutti i problemi legati alla messa a fuoco dell’obiettivo finale.

Pronti a partire?

Non dimenticare, infine, che l’organizzazione di un kick-off meeting richiede impegno, competenze e una visione specifica. Rivolgerti a un professionista specializzato nell’organizzazione di eventi e meeting aziendali può garantire il successo dell’incontro e aiutarti a conservare energie di cui avrai bisogno in seguito.

E con questo, siamo arrivati alla fine e cioè alla partenza. Dopo aver imparato a considerare imprescindibili la definizione di obiettivi e ruoli chiari, la garanzia di un coordinamento costante ed efficiente, la risoluzione preventiva dei conflitti e una corretta comunicazione interna, puoi scaldare i motori e iniziare la tua corsa! Ci sono tutti i presupposti perché sia un successo.

Contattaci per organizzare il tuo prossimo kickoff meeting!