Speciale viaggi – Il viaggiatore d’affari al centro delle strategie aziendali

Mettiamo al centro il viaggiatore d’affari

Spesso l’attenzione delle aziende si concentra sui soli costi del servizio dell’agenzia viaggi o sui costi dei biglietti, perdendo di vista il valore che un viaggio di lavoro può produrre all’interno di un’organizzazione. Mettere al centro il viaggiatore d’affari aiuta a fare del viaggio un mezzo per raggiungere gli obiettivi aziendali. Una buona politica di viaggio e una costante attenzione all’utente permettono di trasformare il viaggio in un’esperienza in linea con i valori aziendali e in un’occasione di produttività, oltre a garantire sempre sicurezza e comfort. “Oggi le aziende dovrebbero imparare a calcolare il ROI di questa spesa, analizzando attentamente i benefici del business travel” sostiene Rosemarie Caglia, CEO di Travel for business e consulente senior nel business travel management con vent’anni di esperienza. “Nella nostra attività di consulenza dedicata ai Travel Program delle aziende italiane, misuriamo l’efficacia, l’efficienza e la produttività che le trasferte di lavoro producono all’interno di un’organizzazione. Per farlo, analizziamo aspetti materiali e non. Per esempio, valutiamo i benefici che derivano dalla fidelizzazione dei clienti e quindi dalle nuove vendite a seguito di un viaggio aziendale. Altri fattori importanti sono la migliore collaborazione e cooperazione in azienda e con i partner, l’incremento del livello di soddisfazione del dipendente, il networking e la condivisione delle idee.”

Rosemarie Caglia -CEO di Travel for business

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Travel Manager e Temporary Travel Manager

Ogni azienda dovrebbe dotarsi di un Travel Manager oppure affidarsi ad un Temporary Travel Manager che possa curare un progetto definito in termini di obiettivi da raggiungere. Un ruolo fondamentale che aiuta a monitorare e ottimizzare i costi del business travel e l’utilizzo dei relativi strumenti tecnologici, migliorando al contempo l’esperienza di viaggio.

Soluzioni tecnologiche per i viaggi di lavoro

Partiamo dal presupposto che il viaggiatore è sempre più digitale. Cioè abituato ad utilizzare la rete per selezionare, confrontare e acquistare beni e servizi. Quasi nessuno si reca più in un’agenzia di viaggi per acquistare un biglietto aereo e neppure per prenotare un soggiorno in hotel. Anche nel Business Travel, oggi, sono disponibili prodotti tecnologici che supportano il processo completo della trasferta: dal momento in cui nasce l’esigenza del viaggio fino al momento in cui si ritorna in azienda. Il Travel Manager ha il compito di individuare le migliori soluzioni informatiche per l’ottimizzazione della spesa e la gestione dell’intero viaggio. Fra questi ci sono i Tool di prenotazione, spesso più ricchi di quelli che utilizziamo normalmente e soprattutto che mettano a disposizione prodotti business travel combinati, integrati e informazioni più accurate, precise e puntuali. I Software di gestione Note Spese, invece, aiutano a gestire i costi durante una trasferta. Non bisogna dimenticare neanche gli Strumenti di pagamento evoluti, che permettono di prenotare e rendicontare tutti i servizi di viaggio attraverso un unico conto aziendale. Questa soluzione permette di tenere sotto controllo la spesa in tempo reale e assicura maggiore sicurezza al viaggiatore. Alcune applicazioni consentono anche di pagare direttamente da smartphone, garantendo totale flessibilità. Altrettanto importanti sono gli Strumenti per la gestione del Travel Risk, sistemi che tutelano i viaggiatori contro imprevisti di ogni genere. Infine, sono importantissimi tutti quei Portali multifunzione, che permettono al viaggiatore d’affari di trovare immediatamente le informazioni di cui ha bisogno, risparmiando tempo e acquistando alle condizioni più favorevoli e nel rispetto del budget.
Questi sono solo alcuni esempi di come ottimizzare il processo di travel management in azienda, migliorare l’esperienza di viaggio e ridurre la spesa per le trasferte aziendali. La tecnologia fine a sé stessa, tuttavia, serve a poco se non è sostenuta da una strategia aziendale che metta al centro il viaggiatore.
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