5 regole per organizzare uno startup party

1. Quello che dovreste fare e quello che finirete per fare

Prima di proseguire, lasciate che vi spieghi esattamente perché sarebbe meglio fare organizzare il vostro evento a un team di professionisti. Il motivo è semplice: organizzare un evento è un lavoro e voi un lavoro lo avete già ed è un lavoro che nessun altro può fare, se non voi. Il vostro lavoro è essere presenti, rappresentare la vostra startup in modo impeccabile e trarre il meglio da un’opportunità irripetibile, ovvero quella di essere al centro dell’attenzione di tutti gli addetti ai lavori che vi interessa contattare. Il vostro startup party è il momento di dare fondo a tutte le vostre risorse nel campo delle pubbliche relazioni e di accumulare biglietti da visita come se fossero punti dell’Esselunga e appuntamenti per la settimana successiva al ritmo di una modella su Tinder. Se state sfoderando il vostro miglior repertorio di battute brillanti con il giornalista di un’importante rivista di settore, non potrete allontanarvi per telefonare al catering e chiedere ragione di un ritardo. Se siete impegnati a esercitare il vostro fascino magnetico su un possibile finanziatore per ottenere un appuntamento, non è pensabile che abbandoniate la conversazione per andare a parlare con il tecnico del locale e capire perché il proiettore non funziona come dovrebbe, perché la birra è finita o come mai le liste degli invitati sono incomplete. Tuttavia, se questi semplici compiti non vengono svolti, l’intero evento potrebbe risultare in un disastro. La vostra unica possibilità, se non potete permettervi un’agenzia, sarà quindi quella di distribuire i ruoli in modo molto rigido all’interno del vostro team. Nominate almeno un direttore tecnico, un addetto alla logistica e ai rapporti con il locale e un addetto alle pubbliche relazioni e attenetevi scrupolosamente a questa divisione dei compiti.

2. Budget e sponsor: nessuno fa niente per niente

Anche se avete scelto di fare tutto da soli, il vostro startup party non sarà a costo zero. Trovare uno sponsor per un evento di questo genere potrà sembrarvi impossibile, specialmente se siete già impegnati nella faticosa e infruttuosa ricerca di finanziatori, investitori, angeli e acceleratori per la startup stessa. Se questo è il vostro caso, è probabile che stiate commettendo due errori fondamentali: state facendo la richiesta sbagliata e offrendo in cambio la ricompensa sbagliata. Chiedere un finanziamento in denaro per un evento di piccole/medie dimensioni e offrire in cambio una menzione sui propri social media o sul proprio materiale promozionale è una formula che non funziona da almeno dieci anni. Per quanto possa sembrare strano, si può ottenere moltissimo anche non chiedendo denaro a uno sponsor. Concentratevi piuttosto sull’ottenimento di beni e servizi economicamente valutabili. Per molti brand sarà più facile e proficuo fornirvi bevande, arredi, gadget da regalare, servizi tecnici o articoli di altro genere che svolgeranno la doppia funzione di promuovere il marchio e di fornire a voi ciò che avreste dovuto comunque acquistare o affittare. In questo modo riuscirete a mantenere basso il budget del vostro startup party e avrete stabilito un buon rapporto di collaborazione con i marchi coinvolti, che potrebbe tornarvi utile in futuro.

3. Perché organizzare uno startup party?

Facciamo un passo indietro. È vero, probabilmente questo avrebbe dovuto essere il primo punto, ma la maggior parte di voi sarebbe andata comunque prima di tutto a leggere i paragrafi sul budget, ammettetelo. Sappiate però che, prima di decidere se chiamare un’agenzia, prima di stanziare un budget e prima di cercare uno sponsor, dovrete rispondere a una semplice domanda: a che cosa serve tutto ciò? Se non avete un motivo chiaro, definito e valido per organizzare uno startup party, posticipate fino a quando non lo avrete trovato. Ecco una serie di possibili risposte alla domanda fondamentale “sulla vita, l’universo e tutto quanto”.
Uno startup party potrebbe esservi utile per:

• Trovare investitori
• Lanciare un nuovo prodotto/servizio
• Trovare nuovi possibili clienti
• Far conoscere il vostro brand

Queste sono solo alcune delle possibili motivazioni per organizzare un evento di questo tipo, ma non è detto che non possano essercene altre. La prima cosa che dovrebbe saltare all’occhio, in ogni caso, è come il fine ultimo dell’evento influisca soprattutto sulla lista degli invitati e quindi sulla comunicazione dell’evento stesso. A seconda che vogliate fare appello a potenziali finanziatori, partner, utenti finali del prodotto o media, dovrete rivolgervi a fasce di pubblico differenti e quindi dare al vostro party un tono completamente diverso.

4. Lasciateli a bocca aperta

Le scelte ovvie le ha già fatte qualcun altro. Si sono organizzate migliaia di inaugurazioni in loft e discoteche, milioni di prodotti sono stati abbinati a gadget con il marchio da distribuire gratuitamente agli utenti, miliardi di djset hanno animato infinite serate in locali di tendenza. Che noia. Le scelte alternative tendono a essere più interessanti e spesso anche più economiche. Non serve necessariamente inventarsi assurde stravaganze, basta saper guardare le cose da un punto di vista insolito. Se il vostro progetto è legato alle realtà locali, chiedete di organizzare il vostro start-up party nella sede di un esercizio commerciale con cui siete in contatto, ovviamente fuori dal normale orario lavorativo. Potrà trattarsi della caffetteria che ha ospitato le prime riunioni o della vostra libreria preferita, ma anche di una piccola galleria d’arte indipendente o di un campo sportivo. Se invece volete dare una festa intima in un’atmosfera confortevole, ma non avete una casa abbastanza grande, potreste affittare un appartamento su Airbnb. È anche opportuno creare dei gadget da regalare agli invitati, ma anche in questo caso è bene rifuggire gli stereotipi. Le chiavi USB brandizzate, oltre a non essere esattamente una novità, tendono anche a essere di scarsa qualità, mentre penne e portachiavi sono vietati da qualsiasi trattato internazionale sul buon gusto e se non lo sono dovrebbero esserlo. Cercate di calarvi nei panni dei vostri ospiti e pensate a che cosa potrebbe davvero appassionarli. Un esempio di successo è stato il regalo fatto da uno startup-hub berlinese a un incontro dedicato ai nuovi progetti tecnologici: gli invitati rientravano tutti nella categoria che potremmo definire “geek” e tutti hanno ricevuto in regalo una t-shirt che riporta solo dietro il collo, molto piccolo, il brand, mentre sul davanti campeggia la scritta “Things can only get beta”. Questo tipo di battuta da nerd, che generalmente in pochi capiscono, crea un certo senso di orgoglio e di comunità e genera entusiasmo in chi riceve questo regalo. Che cosa rende unici i vostri ospiti? Dimostrate di averlo capito e ne conquisterete la stima.

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5. Il tempo è denaro

Questa massima vale tanto per il vostro tempo quanto per quello dei vostri ospiti. Cercate prima di tutto di organizzare la serata secondo una timeline precisa, con attività che abbiano un inizio e una fine e che servano lo scopo del vostro startup party. Presentazioni, intrattenimento ed eventuali speaker devono essere appropriati al pubblico presente e disposti lungo l’arco di tutta la serata in modo ragionato. Nessuna di queste attività deve essere talmente lunga da risultare noiosa né talmente breve da risultare insignificante. La chiave di un party ben riuscito, tuttavia, sta nel momento della sua fine. Non c’è momento più deprimente, in un evento mondano, dell’ultima parte della serata. Il dj continua a suonare per una pista semi-vuota, ormai occupata solo dagli ospiti più ubriachi, che ballano per inerzia sotto lo sguardo carico d’odio del personale rimasto, che aspetta solo che finiscano per andarsene finalmente a casa. Questa fase della festa non ha alcuna utilità e serve solo a farvi arrivare al giorno dopo molto più stanchi e vagamente tristi. Stabilite piuttosto un orario di fine della festa, arrotondando per difetto in caso di dubbio, e rispettatelo scrupolosamente, facendo in modo da chiudere le danze quando queste sono ancora in pieno svolgimento. Questo creerà nei vostri ospiti un comprensibile desiderio di proseguire la serata, permettendovi di proporre una location alternativa nella quale tenere un piccolo after party. In questo modo quella che avrebbe dovuto essere la parte più inutile della serata si trasformerà in un’occasione eccellente per stabilire una comunicazione più diretta con i contatti che vi interessano maggiormente, in un ambiente più intimo e in un contesto rilassato e appagante.

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