Trade show: è ora di perdere queste 3 cattive abitudini

Trade show: è ora di perdere queste 3 cattive abitudini

1. Guide, mappe, programmi: stampare è sempre una pessima idea

Ogni volta che mi capita di partecipare a un evento di grandi dimensioni, magari che si articoli su più location e per diversi giorni, spero con tutte le mie forze di non ricevere una mappa. E quasi sempre rimango delusa. Tutto ciò che può essere piegato finirà per essere perso, buttato o danneggiato. Se poi la piccola mappa pieghevole con i punti di interesse è sostituita da un booklet di più pagine, con programmi e orari o – peggio – da un vero e proprio volume con la directory dei partecipanti, allora è ufficiale: qualcuno ha inventato una macchina del tempo e ci ha riportati negli anni ’90. Cari organizzatori di eventi, non è difficile: avete bisogno di un’app. Vi prego, permettetemi di avere tutte le informazioni che mi occorrono direttamente sul mio smartphone, compresi l’agenda degli speed meeting, il database dei contatti, gli indirizzi utili, le modifiche dell’ultimo momento e le biografie dei keynote speaker. I costi sono accessibili anche per gli eventi più piccoli e, anzi, è altamente probabile che un’app non troppo personalizzata costi assai meno che non la stampa di una montagna di carta inutile. Reinvestite quella parte di budget in postazioni dove i partecipanti possano ricaricare i propri dispositivi.

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2. Presentazioni & slide: quando sono davvero utili?

Di recente mi è capitato di assistere a una serie di presentazioni di nuovi progetti, alcuni anche molto interessanti. A essere interessanti erano i progetti, non le presentazioni. Il problema di chi si accinge a preparare un pitch, spesso, è l’insicurezza. Per il timore di sentirsi troppo “esposti” di fronte al pubblico, molti speaker inesperti si appoggiano a elementi della presentazione che danno l’impressione di dar corpo al discorso, ma in realtà non aggiungono nulla e rendono l’evento nel complesso meno coinvolgente. Le slide sono l’esempio perfetto. Poco importa che siano farraginose grafiche di Power Point o eleganti animazioni di Keynote: se una slide non rappresenta un aiuto indispensabile alla rappresentazione visiva di ciò che si sta dicendo, non dovrebbe essere usata. Provate a fare questo esercizio: la prossima volta che vi troverete ad assistere a una presentazione, eliminate mentalmente tutte le slide non strettamente necessarie e vedrete quante ne restano. Che cosa rende una slide necessaria? L’esposizione di un concetto che sia più semplice da comprendere se visualizzato. L’esempio più ovvio sono i grafici di crescita: l’andamento di un trend è quasi impossibile da tenere a mente senza l’ausilio delle immagini. Che cosa rende una slide inutile? Tutto il resto. L’esempio più clamoroso che mi sia capitato di recente è stato un giovane project manager che ha accompagnato la frase “abbiamo tre sedi in Italia a Roma, Milano e Napoli”, con una slide raffigurante una cartina dell’Italia con l’icona di un edificio in corrispondenza delle tre città menzionate. Perché un pubblico composto interamente da professionisti Italiani ha bisogno di vedere un disegno della cartina per ricordarsi dove si trovino Roma, Milano e Napoli e per avere un’idea di quale quantità corrisponda al numero tre.

3. Aree wi-fi… sul serio?

Se siete fortunati, penserete che questo infausto concetto sia stato superato. E invece no: siamo oltre la metà del 2017 e, anche in contesti di grandi fiere internazionali, esistono le “aree wi-fi”. In qualche caso sono identificate come tali e solitamente contengono una folla di professionisti stressati con laptop in equilibrio precario in ogni angolo. In altri casi si verrà indirizzati da un membro dello staff che, mosso a compassione, ci spiegherà che “il wi-fi non prende vicino al bar e nella sala conferenze, ma funziona benissimo in corridoio e nelle sale meeting”. No. Sul serio, cari organizzatori, no. Quando si organizza un trade show, specialmente se ci si rivolge a un pubblico internazionale, il wi-fi non è una cortesia che fate ai vostri ospiti, è una necessità tanto quanto l’elettricità, il catering e l’edificio stesso in cui si svolge l’evento.

Conclusioni

La lista, ovviamente, potrebbe continuare. Quali sono gli elementi più anacronistici che vi è capitato di incontrare in un trade show?

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