Attività di team building, allestimenti creativi e serate a tema: gli ingredienti per un viaggio incentive di successo

Siamo stati contattati per pianificare ed eseguire un viaggio incentive di quattro giorni per 200 dipendenti del dipartimento fiscale di una rinomata società di contabilità europea. L’obiettivo era quello di aumentare la produttività e favorire la collaborazione tra i membri del team alternando momenti di lavoro a sessioni di brainstorming, con la possibilità di svolgere attività ricreative di vario genere. Poiché la maggior parte dei viaggi incentive si rivolge a gruppi più piccoli, organizzarne uno per una convention di 200 persone si presentava come un compito complesso, ma il nostro team ha accolto con entusiasmo questa sfida emozionante. Innanzitutto, si trattava di scegliere una location adeguata per un soggiorno esclusivo.

Un viaggio incentive indimenticabile, per 200 persone

Dopo un’accurata analisi, abbiamo identificato la Toscana come destinazione ideale per un viaggio come questo: è facilmente accessibile e offre numerose e confortevoli opzioni di alloggio di altissimo livello, oltre a fornire opportunità pressoché illimitate per le attività di gruppo.

Il cliente voleva regalare ai propri dipendenti un’esperienza memorabile. Data la complessità dell’organizzazione di un evento con così tante persone, era necessario trovare una location dotata di spazi e strutture adeguate, in grado di organizzare anche tutte le attività di team building, i momenti di relax, i pasti, le attività serali e, soprattutto, che incarnasse tutti quegli aspetti che rendono unica la cultura italiana e la nostra tradizione e che rendono l’Italia una delle mete incentive più amate del mondo. Dopo aver valutato attentamente diverse opzioni, abbiamo deciso per un lussuoso resort a 5 stelle nella campagna senese.

Hai bisogno di aiuto per organizzare i tuoi eventi aziendali e viaggi incentive? Chiamaci!

Tanto la regione quanto il resort hanno superato le nostre aspettative. La struttura è stata costruita sul sito di un borgo rurale medievale, di cui è stata conservata l’antica architettura. Dispone di 72 camere e suite, 130 acri di terreno (compreso un campo da golf), una piscina all’aperto e una vista spettacolare di Siena dalla terrazza panoramica.

Giorno 1: Welcome to Italy!

Il primo giorno è stato interamente dedicato a dare il benvenuto agli ospiti nel loro viaggio incentive di lusso in Italia. La cena a buffet si è svolta sulla terrazza panoramica dell’hotel ed è stata caratterizzata da diversi angoli tematici, ognuno dei quali ha offerto agli ospiti la possibilità di assaggiare alcuni dei piatti regionali più famosi d’Italia e gli eccellenti vini della Toscana, provenienti dalle migliori cantine della zona.

Oltre a offrire un’ampia scelta di piatti, il buffet era caratterizzato da esibizioni di show cooking che permettevano agli ospiti di assistere in prima persona alla preparazione della pasta, della pizza e della mozzarella.
I nostri ospiti sono stati anche intrattenuti da un trio musicale, arricchito da un fisarmonicista e un violinista, che hanno camminato tra il pubblico mentre suonavano musica folk tradizionale.

Abbiamo contribuito all’atmosfera della serata creando angoli lounge intimi, con luci strategiche e posti a sedere in stile rustico, nonché incantevoli composizioni floreali, per consentire momenti di relax e conversazioni più tranquille all’interno della festa.

Il clou della serata è stato un photobooth che ha messo in scena la cultura italiana in tutto il suo splendore. In primo piano c’era una Vespa con i colori della bandiera italiana, ma anche balle di fieno, cesti di peperoncini, frutta e verdura e cappelli di paglia per gli ospiti da usare per le foto.

Giorno 2: Chi ben comincia…

Abbiamo assunto insegnanti di yoga professionisti per offrire a chi lo desiderasse sessioni mattutine di yoga e risveglio muscolare nei due giorni successivi. La mattina del primo giorno è stata dedicata alle riunioni aziendali, così abbiamo programmato la prima attività di team building per il primo pomeriggio.

Abbiamo utilizzato la terrazza panoramica dell’hotel, che offriva una vista mozzafiato sulle colline toscane, per un’avvincente competizione basata sul format di “Giochi senza Frontiere“, che offre un buon equilibrio fra sfide sportive ma anche puro divertimento, con un pizzico di competizione. I partecipanti sono stati divisi in due gruppi e alla fine si è tenuta una cerimonia di premiazione per celebrare la squadra vincitrice.

La sera, i nostri ospiti hanno cenato in un esclusivo agriturismo che offriva un menu a base di deliziosi piatti tradizionali toscani e intrattenimento musicale dal vivo. La cena è stata seguita da un angolo con rum, sigari e cioccolata per chi desiderava concedersi un altro piccolo lusso.

Giorno 3: Inferno e Paradiso

Le riunioni mattutine del terzo giorno erano incentrate sulla cooperazione di gruppo, quindi abbiamo progettato un’attività di team building per rafforzare questo concetto. Abbiamo scelto la pratica antichissima del Drum Circle, in cui ogni membro del gruppo impara ad ascoltare attentamente tutti gli altri per poter suonare insieme in perfetta armonia.

Nel pomeriggio abbiamo proposto diverse attività tra cui scegliere:

Visita a una rinomata cantina locale per una degustazione di vini.
Aperitivi e relax a bordo piscina.
Partita di calcio nel centro sportivo che avevamo riservato all’uso esclusivo dei nostri clienti.

La sera abbiamo organizzato una festa ispirata alla Divina Commedia di Dante a tema “Paradiso e Inferno”. Abbiamo iniziato con uno spettacolo di danza di ballerini professionisti vestiti da angeli e demoni sulla terrazza. Erano lì per dare il benvenuto agli ospiti, distribuire gadget speciali destinati a “trasformare” le persone nell’uno o nell’altro (aureole e ali per diventare “angeli”, corna e forconi per diventare “diavoli”). Un attore professionista che impersonava Dante Alighieri ha guidato il pubblico lungo un percorso illuminato, dal “purgatorio” dell’aperitivo alle delizie “celestiali” della cena.

La cena si è svolta sotto un gazebo la cui copertura era stata realizzata in modo da richiamare il cielo stellato. La disposizione dei tavoli e le decorazioni hanno seguito una palette “celestiale” di bianco e argento.

La festa finale si è svolta in una magnifica sala da ballo che, ovviamente, è stata allestita in modo da rappresentare l’inferno – che, come tutti sanno, è il luogo migliore per una serata in discoteca! La postazione DJ aveva un cartello “Welcome to Hell” e le pareti erano rivestite di schermi a led con immagini a tema. Abbiamo anche steso un tappeto rosso “fiammeggiante” e creato delle lounge room con una palette nera e rossa e un’illuminazione rossa che pulsava a ritmo di musica. I demoni-danzatori sono stati i protagonisti assoluti di questa parte della serata.

Conclusioni: il viaggio incentive perfetto è quello con un tocco di unicità

Questo viaggio incentive è stato un grande successo e il nostro cliente ha apprezzato la destinazione, che ha aggiunto un tocco speciale e unico a ogni attività.
In uno scenario elegante e in una serie di eventi brillantemente eseguiti, lo staff di Smart Eventi ha fornito un supporto continuo – sia organizzativo che logistico – ai suoi ospiti.

Vuoi prenotare un’esperienza come questa per il tuo team? Chiamaci!

Attività di team building, allestimenti creativi e serate a tema: gli ingredienti per un viaggio incentive di successo