5 consigli per organizzare una convention perfetta

Crea un’esperienza coinvolgente

Una convention è molto di più di una serie di seminari e di un’opportunità di networking: è infatti anche un’occasione per coinvolgere i partecipanti in modo attivo e costante, catturando la loro attenzione dal momento in cui varcano la soglia della location e fino alla conclusione dell’evento.

Organizziamo per te la convention perfetta: contattaci!

Considera inoltre la possibilità di integrare lo spazio selezionato con installazioni interattive, decorazioni a tema e soluzioni in grado di evocare il marchio in modo sensoriale e inaspettato. Stimola l’attenzione degli intervenuti con una colonna sonora appositamente curata, aromi sofisticati e allestimenti di grande impatto visivo, facendo in modo che ciascuno di questi elementi racconti il brand, la sua storia, il suo percorso. Un’azienda tech, ad esempio, potrebbe creare una “zona dell’innovazione”, dando ai partecipanti l’opportunità di provare i suoi prodotti di ultima generazione, magari attraverso simulazioni di realtà virtuale.

Lavora con influencer e volti noti del settore

Sebbene i relatori principali siano i protagonisti indiscussi della tua convention, prendi in considerazione anche l’idea di ampliare il tuo roster, includendo anche influencer e in generale volti noti del settore, in modo da arricchire il contenuto del tuo evento, attirare un pubblico molto più ampio ed espandere l’eco della convention sui social media.

Selezionando con cura non solo i relatori e i panelist, ma anche esponenti di spicco del campo in cui ti muovi, potrai creare una scaletta in grado di coinvolgere tutti, dall’inizio alla fine.

Facilita le opportunità di networking

Una convention di successo facilita le interazioni tra i partecipanti ed è un ambito di elezione per le pubbliche relazioni. Prendi quindi in considerazione l’ipotesi di stimolare ulteriormente il processo, ad esempio organizzando sessioni di approfondimento, workshop o salotti interattivi, iniziative di networking basate su giochi, o anche eventi sociali a tema, per incoraggiare gli intervenuti a connettersi a un livello più profondo.

Creando spazi in grado di favorire interazioni organiche, infatti, favorirai dinamiche capaci di evolversi in relazioni professionali o collaborazioni durature.

Abbraccia la tecnologia più all’avanguardia

Anche le convention devono tenere il passo con il ritmo ultrarapido del progresso tecnologico, che ormai riguarda anche il settore degli eventi. Dalle esperienze di realtà aumentata ai servizi di traduzione in tempo reale, l’utilizzo di soluzioni all’avanguardia può aumentare moltissimo la soddisfazione dei partecipanti, oltre a snellire la logistica dell’evento.

Considera inoltre l’idea di inserire sondaggi o sessioni di domande e risposte in tempo reale, per incoraggiare il coinvolgimento del pubblico e raccogliere feedback preziosi. L’utilizzo di specifiche app per eventi può inoltre fornire ai partecipanti un’agenda personalizzata, l’opportunità di connettersi più rapidamente e l’accesso a contenuti esclusivi.

Privilegia la sostenibilità e la responsabilità sociale

Non dimenticare di adottare pratiche sostenibili, un imperativo categorico a cui nessun imprenditore può più sottrarsi. Queste pratiche, legate all’organizzazione della tua convention, possono includere, tra le altre opzioni, la riduzione dei rifiuti la scelta di un catering locale e biologico e la compensazione delle emissioni di carbonio. Distinguiti anche in questo!

Un bravo event planner dovrà infine tenere conto di tutti questi fattori senza prescindere da uno studio preliminare delle esigenze della target audience. 
Ricorda che solo una corretta analisi dei dati a tua disposizione ti permetterà di configurare la strategia più adatta, aumentando vertiginosamente le possibilità che la tua convention possa riuscire. Insomma, non programmare alla cieca, ma studia bene il tuo orizzonte: solo così potrai davvero espanderlo.

Organizza con Smart Eventi il team building perfetto per la tua azienda!