Come rallentare il ritmo può aiutarti a migliorare la produttività

La pianificazione è fondamentale per ottenere prestazioni elevate

Quando si lavora a un progetto, è importante pianificare in anticipo per rimanere sempre in carreggiata durante la fase di realizzazione. Senza pianificazione, è facile distrarsi e perdere la concentrazione o perdersi in attività non prioritarie . Potresti accidentalmente trovarti a perdere tempo in dettagli che non giovano al progetto o commettere errori che, sulla lunga distanza, ti faranno sprecare tempo prezioso.
La pianificazione ti aiuta a rispettare le scadenze di avere sempre chiaro l’obiettivo finale, il che facilita anche notevolmente le collaborazioni, poiché è semplice per tutto il team avere sempre sott’occhio non solo il proprio lavoro, ma il progresso generale dell’intero progetto.
La pianificazione è utile anche quando si creano nuovi processi per se stessi o per altri all’interno dell’organizzazione. Creare processi efficaci è una delle attività più facilmente sottovalutate nel project management, ma anche una delle più utili. Vale sempre la pena di prendersi un po’ di tempo per assicurarsi che tutti abbiano accesso alle informazioni su come dovrebbe essere il processo ideale e su come funziona ogni aspetto del lavoro, senza dover chiedere istruzioni dopo il completamento di ogni task e senza confusione sulle timeline. Ricorda: rallentare per ottimizzare il lavoro non è mai una perdita di tempo!

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Molti errori sono causati dalla fretta

Gli errori capitano. Fanno parte della vita e vanno anche accettati, ma possono costare molto in termini di tempo e risorse se non vengono corretti per tempo. Se ti obblighi a lavorare troppo velocemente, rischi di perderti per strada qualche dettaglio: a seconda del tipo di lavoro che stai svolgendo, un errore dato dalla distrazione potrebbe costarti tempo, denaro o persino la reputazione professionale.
Per esempio:

• Se procedi troppo velocemente, potresti trascurare dei dettagli importanti e fare delle ipotesi imprecise su ciò che il cliente desidera o ciò di cui ha bisogno. Inoltre, rischi di perdere tempo per apportare modifiche non necessarie che potrebbero persino generare risultati negativi, come clienti insoddisfatti che ritengono che le loro esigenze non siano state comprese.
• Potresti affrontare un progetto in fretta e furia, senza assicurarti che ogni passaggio sia svolto correttamente, il che comporta uno spreco di energie e risorse (per non parlare di conflitti e malintesi!)
• Gli errori ripetuti possono portare a una perdita di fiducia da parte di clienti e colleghi, che in ultima analisi può tradursi in seri danni all’azienda e mancate conversioni.

A volte è davvero meglio “lavorare con lentezza”, con attenzione e in modo approfondito, piuttosto che affrettarsi

È giusto prendersi il proprio tempo.
Anche se il consiglio di rallentare e prendere fiato può sembrare ovvio, tuttavia, sappiamo che non è sempre facile. Viviamo in un mondo votato alla gratificazione istantanea, in cui sembra sempre che le deadline siano vicinissime. Ma prendersi il tempo per fare le cose come si deve può fare la differenza. Non è necessario sacrificare la qualità per la velocità: basta fare uno sforzo analitico in più prima di buttarsi a capofitto nell’azione.
Per ridurre lo stress e l’urgenza di premere sull’acceleratore, inoltre, può essere utile ricorrere a tecniche che ti aiutino a rilassarti nel corso della giornata di lavoro: lo yoga o la meditazione sono buone opzioni, così come fare una passeggiata o prendersi un po’ di tempo libero con amici e familiari quando possibile. Chiedere aiuto nella gestione delle proprie responsabilità, inoltre, è una scelta responsabile, per quanto molti professionisti tendano a sentirsi in colpa se non riescono a fare l’impossibile. Delegare, essere onesti sulle proprie possibilità di accettare nuovi compiti, fare un’analisi realistica delle proprie risorse – invece di accettare più commissioni di quante se ne possano seguire con cura – sono scelte che denotano rispetto per sé e anche per il lavoro che si sta svolgendo.

Rallentare aiuta il lavoro di squadra

Se lavori in un team, saprai quanto sia importante la coordinazione. Cosa succede quando i membri del gruppo di lavoro procedono in direzioni diverse? Quando i membri di un team hanno idee diverse su compiti e obiettivi, le cose possono complicarsi rapidamente. E quando si tratta di lavorare come un’unità coesa, questo tipo di complicazioni possono essere un serio problema.
La maggior parte delle persone pensa erroneamente che sia la velocità a rendere efficace il lavoro di squadra, ma in realtà è proprio il contrario: rallentare il ritmo aiuta a mantenere tutti in carreggiata verso obiettivi comuni. Quando le persone non si prendono il tempo necessario per comunicare e coordinarsi, e cercano invece di completare il prima possibile i compiti loro assegnati, finiscono per causare più problemi di quanti ne risolvano! Questo si traduce in perdite di tempo e frustrazione sia per loro stessi che per i colleghi (e peggio ancora per i clienti).

Dedicare tempo alla cura di sé: la qualità del lavoro dipende anche dalla nostra salute

Per essere più produttivi e dare il meglio sul lavoro, è necessario dedicare del tempo alla cura di sé. La cosiddetta “self care” può avere tante forme, dalla scelta di una dieta sana all’esercizio fisico regolare, dal mantenimento di un minimo di ore di sonno alla cura del proprio tempo libero e delle relazioni interpersonali. È importante perché quando ci si sente bene fisicamente e mentalmente, si è in grado di lavorare al meglio. La qualità del lavoro, in molti casi, non ha nulla a che vedere con il numero di ore trascorse in ufficio!

Rallentare può aiutarti a mantenere il focus e a concentrarti su un compito preciso

Quando si lavora a ritmo frenetico, è facile dimenticare quello che si sta facendo o prendere scorciatoie che alla lunga danneggiano la produttività. Rallentare aiuta a concentrarsi sul compito da svolgere e a rimanere organizzati.
La produttività consiste nel lavorare in modo più intelligente, non più semplicemente nel lavorare “di più”. Rallentare serve a prendersi il tempo necessario per pensare a come affrontare al meglio ogni progetto, invece di improvvisare. In questo modo si evitano gli errori e si garantisce che tutto sia fatto correttamente dall’inizio alla fine. Se il completamento di un progetto prevede più fasi, vale la pena di ricordarsi perché ogni fase è necessaria, in modo che quando qualcosa va storto (e statisticamente qualcosa andrà storto prima o poi), sarai in grado di correggerlo con facilità e senza stress.

Conclusioni

La capacità di rallentare può essere molto utile per migliorare la produttività. Prenderti il tempo necessario per considerare il compito da svolgere e completarlo con attenzione, ti aiuterà a evitare di commettere errori e di perdere tempo in attività non necessarie. Rallentare aiuta anche a concentrarsi sulle cose importanti e a rimanere organizzati per non perdere di vista gli obiettivi!

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