Fiere virtuali: tutto quello che c’è da sapere

Che scopo ha l’organizzazione di fiere virtuali?

Prima di tutto bisogna avere ben chiaro cosa intendiamo, quando parliamo di fiere virtuali. Tutto parte, come sempre, dalle esigenze delle aziende di ogni settore, dal bisogno di connettere diversi operatori, interagire, esporre prodotti e far conoscere servizi. In questo senso è importante capire che l’organizzazione di fiere virtuali non ha lo scopo di sostituire definitivamente e per sempre gli eventi tradizionali, ma di sostenerli e completarli. Il loro scopo è quello di fornire ulteriori strumenti al servizio dell’organizzazione dell’evento, per sfruttare al meglio le risorse disponibili e per raggiungere gli obiettivi proposti.

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Come funzionano le fiere virtuali?

Le fiere virtuali permettono di riunire venditori e acquirenti in uno scenario immersivo, interamente digitale e fortemente interattivo. Ogni utente può muoversi nello spazio virtuale utilizzando il proprio avatar personalizzabile e accedere agli spazi espositivi, visualizzando i prodotti e organizzando incontri privati o di gruppo. I vantaggi sono molteplici, sia in presenza che in assenza di un evento tradizionale a supporto di quello virtuale. Per esempio, l’organizzazione di fiere virtuali nei settori della meccanica, nelle quali espongono i produttori di macchinari di grandi dimensioni, permette ai partecipanti di risparmiare cifre considerevoli in termini di trasporti, logistica, assicurazione e manutenzione, senza sacrificare la qualità dell’esposizione e dell’interattività. In settori come questo, sono in molti a preferire l’opzione virtuale a quella reale, indipendentemente dalle restrizioni imposte per la sicurezza collettiva.

Un esempio concreto e realizzato di fiera virtuale di successo: GECO EXPO

Si è conclusa sabato 30 gennaio la prima edizione di GECO Expo, la fiera virtuale dedicata alla sostenibilità e progettata dal nostro team di Smart Eventi in collaborazione con la piattaforma per eventi virtuali Hypersmarter. I numeri parlano chiaro: è stato un successo su tutti i fronti, in termini di risposta del pubblico, dei partner, dei buyer e degli espositori.

La sua forza è stata quella di creare una realtà nuova, parallela, in cui fosse possibile riunirsi nuovamente senza mascherine e distanziamento sociale. Come? Grazie agli avatar interattivi. Un’esperienza divertente, formativa e occasione unica di networking tra espositori e partecipanti. Scambi di biglietti da visita virtuali, chat e call in real time, una bag per contenere brochure digitali senza la scomodità di quelle cartacee di una fiera dal vivo.

Una tre giorni resa ancora più prestigiosa grazie ai partner e agli speaker di prestigio del settore del turismo esperienziale, della mobilità sostenibile, dell’energia e del green tech, che hanno deciso di aderire e supportare il progetto diffondendo il messaggio di quanto fosse importante, in tempi di pandemia, unirsi e fare squadra per progettare il futuro nell’ottica della sostenibilità.

Perché organizzare una fiera virtuale conviene a tutti

Uno degli aspetti dell’organizzazione di fiere virtuali che più hanno conquistato i professionisti degli eventi è la tracciabilità e la sistematizzazione dei dati. Certo, qualsiasi conferenza permette di conservare l’elenco e le email dei partecipanti e di inviare richieste di feedback per valutare quali aspetti della fiera siano stati più efficaci e quali spazi più utilizzati. Questo tipo di dati, tuttavia, non potranno mai essere considerati interamente esatti e dovranno sempre essere presi con una certa approssimazione. Nel contesto di una fiera virtuale, invece, sarà possibile avere valutazioni esatte sull’utilizzo di ogni singola funzionalità e intervenire tempestivamente su qualsiasi problema. Questo permette di creare esperienze sempre più gratificanti ed efficaci per gli utenti, con innegabili vantaggi sia per gli organizzatori che per le aziende che partecipano all’evento.

Come si coinvolgono gli espositori in una fiera virtuale?

L’ostacolo principale da superare è, come in ogni cosa, la novità. Chi è abituato a muoversi nell’ambito delle fiere tradizionali – e magari lo ha fatto per anni – potrebbe avere qualche riserva nell’interazione mediata dalla tecnologia. La cosa più importante è comunicare in modo diretto e acceeessibile, offrendo ai potenziali espositori e visitatori un pacchetto di informazioni chiare, che permettano loro di farsi un’idea chiara dell’esperienza di una fiera virtuale. Occorrerà illustrare nel dettaglio i vantaggi e semplificare al massimo tutte le procedure di accesso agli spazi virtuali.

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