La lista degli invitati: un elemento fondamentale della tua inaugurazione

L’importanza dell’elemento umano

Stilare la lista degli invitati per un evento non è affatto un compito semplice, nonostante possa apparire intuitivo. Ci troviamo infatti di fronte al fattore più imprevedibile di qualsiasi sforzo organizzativo: l’elemento umano. Se, per esempio, il budget ci impone dei limiti precisi sulla dimensione della location, potrebbe porsi il problema non solo di scegliere chi inserire nella lista degli invitati, ma soprattutto di decidere chi escludere. Negli ambienti professionali, gli eventi, soprattutto quelli celebrativi come inaugurazioni e anniversari aziendali, sono occasioni nelle quali si affermano (o si ri-affermano) circuiti che hanno a che fare con l’inclusione, con la rilevanza professionale e sociale e con l’intenzione o meno di stabilire o proseguire collaborazioni. Improvvisamente, scegliere chi invitare al proprio evento diventa assai meno scontato di quanto non immaginassimo in partenza.

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La lista degli invitati: un cocktail esplosivo

Una buona regola per iniziare a stilare la lista degli invitati al proprio evento è considerare il mix finale, come si farebbe per un cocktail. I nostri ospiti dovranno passare del tempo insieme, e la nostra speranza è che questo tempo trascorra in modo piacevole e proficuo. Per questo motivo, è bene scegliere persone che abbiano interessi in comune – e, in un contesto corporate, non stiamo ovviamente parlando della stessa fede calcistica o della passione per Game of Thrones. Un evento che abbia fornito l’occasione per una nuova collaborazione o per il miglioramento di un rapporto professionale preesistente, verrà sempre ricordato come positivo dai partecipanti. Viceversa, un evento nel quale non si ha nulla di rilevante da condividere con nessun altro degli ospiti sarà vissuto come una perdita di tempo.

Colleghi e concorrenti

Quando ci si muove nello stesso ambiente professionale, la reciprocità è importante. È una base dell’etichetta sociale l’invitare al proprio evento i colleghi, competitor, media e altri operatori dello stesso settore, così che si possa poi essere oggetto di inviti simili. Questa non è altro che la base del tanto decantato networking. Questo è particolarmente vero quando si tratta di operatori dei media, dai quali speriamo di ottenere una maggiore esposizione per la nostra attività. Per gli eventi particolarmente grandi, può essere utile avere, almeno in via ufficiale, due liste. La seconda potrebbe essere definita il vostro “Piano B”. Avendo mandato gli inviti con largo anticipo a tutti i nomi sulla lista principale, sarà possibile avere per tempo una stima di quanti saranno disponibili e quanti declineranno. Una volta valutato il rapporto fra gli ospiti “principali” e la capienza del locale, si potranno estendere gli inviti anche alla seconda lista, fino a riempire la location in modo soddisfacente.

La lista vera e propria: abbiamo bisogno della tecnologia?

Questa è una domanda che non ci poniamo spesso su questo blog e, quando ce la poniamo, di solito è retorica e implica una risposta positiva. In questo caso, però, la risposta è “dipende”. Se il vostro evento è un trade show o una conferenza con svariate centinaia di invitati può essere utile avere un sistema automatizzato, che a inviti online faccia corrispondere la praticità di un database da consultare al momento dell’accreditamento. Se invece si tratta di un’inaugurazione, di un anniversario aziendale o comunque di un evento riservato a una nicchia ristretta di pubblico, con il numero degli invitati che si aggira nell’ordine delle decine, la cara vecchia cartellina con una lista degli invitati in ordine alfabetico è ancora il modo migliore di gestire gli ingressi. Questo, ovviamente, non preclude la possibilità di gestire online tutte le comunicazioni precedenti.

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