Esiste la location perfetta per un evento?

La perfezione è relativa: cosa stai cercando?

Prima di metterti alla ricerca della location perfetta, dovrai avere un’idea molto chiara del tipo di evento che intendi organizzare. Quanti partecipanti sono previsti? Cosa dovranno fare? Svolgeranno sempre più o meno la stessa attività nello stesso spazio oppure si divideranno in gruppi? Quanto dura l’evento e quando dovrà svolgersi? Che tipo di strutture e allestimenti si renderanno necessari? Ecco qualche esempio pratico. Se organizzi una mostra, dovrai cercare uno spazio che ti permetta di mettere in risalto le opere, lasciando abbastanza spazio da permettere la circolazione dei visitatori. Lo spazio dovrà essere abbastanza grande da non creare un effetto caotico, ma non così grande da rischiare di sembrare vuoto, dando l’impressione che la mostra non abbia avuto successo. Se vuoi organizzare una conferenza aziendale, allora conoscerai già il numero dei partecipanti e quindi quanti posti a sedere ti occorrono: non ti resta che selezionare le sale conferenze di dimensioni adeguate, verificare quali siano disponibili nelle date che ti interessano e poi bilanciare i costi e i servizi. Se invece organizzi un trade show con molteplici incontri e conferenze, magari in contemporanea, non dovrai solo preoccuparti che la location abbia più sale, ma anche che queste siano abbastanza lontane fra loro o abbastanza isolate acusticamente da evitare che gli eventi si disturbino a vicenda.

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La location perfetta è questione di atmosfera… ma non solo

Fra tutte le caratteristiche che una location per eventi può avere, l’atmosfera è il più difficile da ottenere per chi gestisce la location, ma il più facile da riconoscere per chi la visita. Quando esplori una location per la prima volta, prenditi un momento per non pensare alla checklist e guardati intorno: che emozione ti comunica lo spazio in cui ti trovi? I tuoi ospiti si sentirebbero a casa in questo spazio? Si sentirebbero intimiditi dall’eccessivo sfarzo e dalla formalità? Sarebbero delusi da uno stile troppo rustico e non abbastanza elegante? Immagina di entrare da visitatore in questo spazio, per il tuo evento: ti senti a tuo agio? Sei nella location perfetta? Di solito, la prima risposta, quella “di pancia”, è quella giusta. La cattiva notizia è che questo è l’unico caso in cui potrai permetterti di usare l’istinto e non la testa, perché, come dice il proverbio, il diavolo è nei dettagli. Per esempio, la più bella delle location non farà felici gli ospiti di una fiera, se non c’è una wifi potente e affidabile. E il lusso più sfrenato non renderà una location perfetta per una conferenza, se non c’è un impianto audio-video adatto a organizzare una presentazione. Inoltre una bellissima location potrebbe trasformarsi in un incubo logistico, se i tuoi allestimenti sono troppo ingombranti per gli ingressi disponibili.

Ridurre le opzioni

Quando cerchi la location perfetta, devi anche ricordarti che stai cercando una location “possibile”. È inutile perdere tempo con location troppo al di fuori del tuo budget o la cui disponibilità di date non combacia con le tue necessità. Per questo è opportuno andare per esclusione, così da ritrovarsi con un numero ridotto di opzioni fra cui scegliere. Comincia con l’individuare tutti gli spazi con la metratura che ti serve e verificane le disponibilità. Fra gli spazi della dimensione giusta che sono ancora prenotabili nel periodo che ti interessa, si nasconde la tua location perfetta. Una volta effettuata questa prima scrematura, concentrati sui servizi indispensabili (audio, video, wifi, guardaroba, check in o cassa etc) ed elimina gli spazi che non forniscono tutto ciò che ti occorre. Non sottovalutare, inoltre, l’importanza dell’accessibilità: una location deve essere facile da raggiungere, avere un ampio parcheggio se gli ospiti si sposteranno in auto, buoni collegamenti al trasporto pubblico oppure servizi di navetta da stazioni, aeroporti e hotel. Inoltre è sempre più importante assicurarsi che non vi siano barriere architettoniche. Una volta soddisfatte queste condizioni, potrai iniziare a contrattare le location per ottenere una buona offerta, valutare i servizi aggiuntivi che ti vengono offerti, considerare l’atmosfera.

Conclusioni

Se ti sembra che la ricerca di una location sia un lavoro a tempo pieno… hai ragione! Ed è per questo che ci sono agenzie come la nostra, pronte a farlo per te! Contattaci subito per trovare la location perfetta per il tuo prossimo evento.

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