Come si scrive una proposta commerciale

Preparazione: non devi ricominciare da capo ogni volta, ma non puoi “copiare” te stesso

Scrivere una proposta commerciale non è un esercizio singolo, che si compie una volta sola nel corso della vita professionale di un individuo o di un’azienda. Per questo, ovviamente, tutti desiderano avere un template dal quale partire per ottimizzare tempi e risorse. L’idea non è affatto sbagliata, ma nasconde alcune insidie che rischiano di rendere vano tutto il lavoro fatto fino a quel momento. Uno degli errori più comuni è quello di riprendere e rinominare una proposta precedente, dando solo uno sguardo veloce ai dettagli per modificare il nome del cliente e gli elementi più riconoscibili della proposta stessa. Questo è il modo sbagliato di procedere. Non solo per l’alto rischio di ignorare qualche particolare importante, che farà capire immediatamente al cliente che la proposta è stata “riciclata”, ma anche perché la personalizzazione è un aspetto fondamentale della vendita, soprattutto in ambito B2B. Per questo è importante creare un template che contenga solo gli elementi più generali del servizio, ma che garantisca adeguata flessibilità e la formulazione di una proposta costruita davvero su misura per ogni cliente.

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Cominciare con le domande

Come in ogni strategia commerciale che si rispetti, una buona proposta commerciale si costruisce partendo dalle domande giuste. Vendere, infatti, vuol dire soddisfare le necessità del cliente. Quindi il tuo primo lavoro è studiare e imparare a conoscere queste necessità. Quale problema del cliente verrà risolto dal tuo servizio? Il cliente è insoddisfatto della propria esperienza professionale o personale, in questo momento? Quali aspetti risultano carenti o problematici? Qual è il budget che il cliente ha accantonato per risolvere questo problema? Quest’ultimo punto è fondamentale: scrivere una proposta commerciale senza avere almeno un’idea di massima del budget è inutile. La proposta dovrà evidenziare la correlazione fra i problemi da risolvere, il grado di soddisfazione che risulterà dalla loro risoluzione e il budget per l’intero progetto.

Scrivi una proposta commerciale, non un romanzo

Qualunque sia la tua industria di riferimento, è praticamente impossibile che tu abbia bisogno di più di due pagine per scrivere la tua proposta commerciale. Sono davvero pochi i casi in cui le specifiche professionali richiedono allegati più lunghi. Se lo scopo del documento che stai scrivendo è la vendita, dovrai catturare e mantenere l’attenzione del cliente fino alla fine, cosa assai difficile se presenti un documento di venti pagine. Non spiegare al tuo interlocutore come funziona il suo lavoro: lo sa già. Inserisci solo le informazioni che gli sono davvero utili, quelle che sicuramente andrebbe a ricercare con fatica all’interno di una proposta troppo lunga. Rendi facile la comprensione della tua offerta: cosa puoi fare per il cliente? Perché il tuo lavoro è importante? Quali problemi risolverai e quali vantaggi porterai al tuo cliente? Quanto costa il tuo servizio e come sono distribuiti i costi?

Correggi le bozze

O, meglio, falle correggere a più persone. Questo errore da principianti è costato vendite importanti, assunzioni e accordi commerciali a migliaia di professionisti validi. Commettere errori è umano, permettere ai propri errori di danneggiare una transazione commerciale è inutile. Non hai idea di quanti affermati professionisti, avvocati di successo, venditori navigati e perfino professori universitari, travolti dalla fretta di mille impegni, commettano errori elementari quando scrivono un documento come questo. Si va dal semplice errore di ortografia o di grammatica fino a quelli più imbarazzanti, come intestare la proposta con il nome di un altro cliente o sbagliare a scrivere il proprio numero di telefono. Non c’è niente di male, può capitare davvero a tutti. Presentare una proposta commerciale con questo genere di errori darà un’impressione di poca affidabilità, di disordine e di scarsa professionalità. Proprio per questo è indispensabile far correggere le proprie bozze a più persone, così da evitare che una vendita sicura sia sabotata da una semplice svista.

La tua proposta commerciale è il tuo contratto

Un altro errore che molti commettono è quello di inserire un passaggio in più fra l’acquisizione della proposta commerciale e la firma del contratto. Non aspettare che il cliente risponda positivamente alla tua proposta per inviargli il contratto di vendita. In questo caso, infatti, nel momento in cui si troverà a firmare il documento che sugella il vostro accordo, il cliente avrà avuto il tempo di allontanarsi emotivamente dall’entusiasmo che gli è stato suscitato dalla tua proposta commerciale. Trasforma la proposta stessa in un contratto, così che il cliente possa leggerla, capirla, accettarla e firmarla immediatamente. Tutto ciò che allunga indebitamente il processo di vendita, infatti, costituisce solo un’occasione in più per perdere un potenziale cliente.

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