La scelta della location per il tuo prossimo evento? Insolita è meglio!
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La scelta della location per il tuo prossimo evento? Insolita è meglio!

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Scritto da Angela

Organizzare eventi è un lavoro complesso, che si presenta ogni volta in modo diverso, poiché ogni evento ha esigenze uniche. Esiste però un elemento costante che qualunque organizzatore di eventi riconoscerà come il più importante di tutti: la scelta della location. Questo è il momento più delicato dell’intero processo organizzativo, che definirà tutta l’esperienza dell’evento. Quando si parla di eventi aziendali, in particolare, molti si scontrano con un problema: la difficoltà di creare esperienze uniche attraverso la location, conciliando le esigenze professionali con la volontà di emozionare e coinvolgere il pubblico.

Quando le location sembrano tutte uguali

La scelta della location deve seguire linee guida piuttosto precise, quando si organizza un evento aziendale. Per esempio, non è possibile organizzare una grande convention internazionale in una struttura che non abbia un’ampia sala e che non garantisca la possibilità di organizzare un servizio di traduzione simultanea. Ancora: il bellissimo spazio in mezzo alla natura dove si tiene un ritiro a base di yoga e meditazione non è adatto a un meeting aziendale, se non offre un wi-fi efficiente. Da un lato, quindi, c’è il desiderio dell’organizzatore – e spesso anche del cliente – di creare un’esperienza memorabile, dall’altro ci sono le esigenze pratiche che guidano la scelta della location. Il risultato è, spesso, un effetto déjà vu: gli spazi nei quali si svolgono gli eventi aziendali tendono a sembrare tutti uguali.

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Alla ricerca dell’effetto sorpresa

È possibile rompere le regole, nel contesto di un evento aziendale? Cambiare le carte in tavola sarà percepito come una sorpresa coinvolgente o come mancanza di professionalità? Noi crediamo che sia possibile offrire qualcosa di nuovo ai propri invitati, senza rinunciare all’efficienza organizzativa. La prima cosa da tenere presente è che, molto spesso, chi si trova spesso a partecipare a eventi aziendali, è ben disposto ad accogliere qualche novità. Il pubblico, agli eventi come al cinema, vuole essere sorpreso e intrattenuto.

La scelta della location, fuori dalle convenzioni

Per chi è abituato a lavorare sempre con le stesse strutture, la scelta della location diventa spesso un processo automatico: si tratta semplicemente di selezionare un nome da un elenco già utilizzato più volte. Certo, in questo modo ci si garantisce di lavorare sempre con le stesse persone, di scegliere solo le più affidabili e di non dover temere sorprese e contrattempi dell’ultimo momento. A volte, però, può essere utile osare, rischiare, mettersi in gioco. Per esempio, ci si può orientare verso location che, pur avendo determinate caratteristiche (dimensione, collocazione, attrattiva), non sono state impostate come spazi per eventi. Questo vuol dire rinunciare ad alcune “comodità”: non si potranno dare per scontati i servizi ai quali si è abituati e dei quali si ha bisogno e bisognerà adoperarsi per renderli disponibili. Dalla connessione internet all’impianto audio, l’organizzatore non potrà limitarsi a selezionare un “pacchetto” predefinito per il proprio evento, ma dovrà lavorare in modo quasi artigianale per garantire che ogni aspetto dell’organizzazione venga affrontato correttamente. Stiamo parlando di affrontare molto più lavoro, quindi, forse anche costi più alti, ma quello che si ottiene in cambio è il risultato più ambito: un’esperienza davvero unica per chi partecipa.

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Come trasformare uno spazio non convenzionale in una location per eventi

Quando si lavora con una struttura che non è pensata per ospitare eventi aziendali, bisogna in qualche modo “trasformarla”, perché il pubblico capisca dove si trova e perché gli obiettivi dell’evento vengano raggiunti. Per ottenere questo risultato è necessario ripartire dalle basi e chiedersi, prima di tutto, quali siano questi obiettivi. Se, per esempio, lo scopo principale dell’evento è il networking, sarà essenziale che ci sia almeno uno spazio ampio e piacevole, che favorisca gli incontri e le conversazioni, nel quale sia possibile scambiare idee con molte persone contemporaneamente, ma anche trovare spazi per meeting estemporanei di due o tre persone. Se invece l’evento ruota intorno alla presentazione di un progetto o di un prodotto, si dovranno privilegiare gli spazi che possano creare un “effetto auditorium”, permettendo di catalizzare l’attenzione di un gran numero di persone su un punto specifico. In questo caso, si renderà necessario un certo livello di qualità tecnica dell’impianto audio e video, magari per permettere una presentazione, una dimostrazione o l’intervento di uno o più speaker. Una volta stabilito a cosa serve l’evento e quali linee guida devono determinare la scelta della location, diventa importante comunicare tutto questo al pubblico. Chi è abituato a entrare in una sala conferenze sa che potrà trovarsi davanti, più o meno, sempre gli stessi elementi: un desk per la registrazione, un’anticamera, uno spazio bar, una grande sala e così via. Se la location che abbiamo scelto non ha questi elementi, diventa importante segnalare i diversi spazi e allestirli in modo che i partecipanti capiscano chiaramente quali ambienti saranno dedicati alla socializzazione o al networking, quali alla presentazione e così via.

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Costruire un evento all’altezza della location

La scelta della location più anticonvenzionale del mondo, da sola, non basta a rendere speciale un evento: occorre creare un’esperienza che sia all’altezza dello spazio che la ospita. Deve essere chiaro, infatti, che scegliere una location insolita non è che il primo passo in una strategia complessiva, mirata a proporre un evento fuori dagli schemi. Questo vuol dire che anche le esperienze, il modo di gestire le interazioni, il programma, i contenuti dovranno essere altrettanto unici e insoliti. Si potranno scegliere speaker inaspettati per quel contesto, organizzare sessioni di team building non convenzionali, proporre esperienze interattive per valorizzare il prodotto o la nuova policy aziendale e così via. L’importante sarà mantenere una coerenza di fondo che comunichi a tutti i partecipanti l’unicità dell’evento.

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Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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