Eventi al tempo del Covid: come garantire la sicurezza di una location
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Eventi al tempo del Covid: come garantire la sicurezza di una location

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Scritto da Angela

Siamo ripartiti. Non tutti insieme e non tutti alla stessa velocità, ma siamo ripartiti. Abbiamo imparato a destreggiarci fra mascherine e disinfettanti, pagamenti cashless e prenotazioni online. I proprietari e i gestori di tutti gli esercizi commerciali hanno dovuto sostenere spese ingenti per mettere in sicurezza i propri locali e tutti noi, nel corso di questi mesi, abbiamo appreso le regole del distanziamento sociale. Nell’industria degli eventi, però, permangono ancora molti dubbi, fra i professionisti così come fra i clienti. Oggi ci occuperemo di come si mette in sicurezza una location in vista di un evento, per garantire la salute di tutti e rispettare tutte le disposizioni in essere in materia di prevenzione e salute pubblica.

Parliamo di catering: tutto quello che non si può più fare

I buffet sono banditi. Questo vuol dire che, per moltissimi eventi, quello che era il cuore della socializzazione e del networking è stato stravolto. Consumare alimenti o bevande in luoghi pubblici non è più semplice come un tempo e le regole sono fra le più rigide ancora in vigore. Come gestire il catering di un evento, se non è possibile organizzare un buffet? Bisogna collaborare con una location che offra la possibilità di servire un pasto alla maniera di un ristorante, assicurando la distanza fra gli ospiti e, naturalmente, assicurando che tutto il personale indossi la mascherina e segua le norma igieniche. In alternativa, è possibile organizzare un punto bar, che segua le norme sul distanziamento durante il servizio e il consumo e sia provvisto delle apposite barriere in plexiglass fra il personale e il pubblico.

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Riconsiderare la capienza per garantire la sicurezza

Tutti i dati che abbiamo sulla capienza delle location che abbiamo sempre utilizzato per organizzare gli eventi vanno riconsiderati alla luce delle distanze interpersonali minime che devono essere mantenute. Gli assembramenti sono vietati anche all’aperto, il che vuol dire che il numero dei partecipanti che possiamo preventivare per il nostro evento, di qualsiasi genere esso sia, si ridurranno drasticamente. Prima di stilare il piano di sostenibilità del nostro evento, quindi, diventa indispensabile consultare i gestori della location per capire quale sia la capienza effettiva sulla quale si può contare.

Personale preparato e “in uniforme”

Moltissime aziende, agenzie di eventi e perfino ristoranti stanno commissionando mascherine da integrare nell’uniforme del personale. Questo dettaglio è solo la punta dell’iceberg: il personale impiegato in qualsiasi luogo frequentato dal pubblico deve ricevere un’adeguata formazione sulla gestione della sicurezza e sul distanziamento sociale. Il personale all’ingresso dovrà inoltre essere munito di termo-scanner (e, ovviamente, saperli utilizzare).

Meno materiali e più wi-fi

Sull’importanza di avere un’app per il proprio evento e di rendere disponibili i materiali informativi online abbiamo già detto molto, in tempi non sospetti. Improvvisamente evitare di stampare le informazioni consultabili su carta non è più solo un gesto di attenzione alla sostenibilità ambientale, ma anche un modo di garantire la sicurezza dei propri ospiti. Rinunciamo a brochure e flyer a favore di informazioni online che siano facilmente accessibili, ben indicizzate, aggiornate in tempo reale e facili da consultare. Naturalmente, in questo contesto, offrire un buon wi-fi gratuito al proprio pubblico diventa fondamentale per condividere le informazioni più importanti. Questo setting si presta anche particolarmente bene all’utilizzo del marketing di prossimità basato sui beacon: se tutti hanno già il telefono in mano, tanto vale approfittarne per comunicare!

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Angela

Vive, scrive e lavora per lo più a Berlino, ma usa il nomadismo digitale come scusa per prendersi delle lunghe vacanze. Torna spesso in Italia perché le radici sono importanti e il caffè è indispensabile. Divide il tempo equamente fra marketing, musica sinfonica, indie rock e sperimentazione culinaria. Quando non scrive e non prepara marmellate, di solito costruisce mobili. Non ha ancora capito il senso della vita, ma quando lo capirà non lo prenderà sul serio e si lascerà sfuggire l’opportunità di scrivere un best seller sull’argomento.

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