Come si organizza una cena di gala

Avere un obiettivo chiaro

Non ci stancheremo mai di dirlo: questo è un consiglio che vale per qualsiasi evento, nonché un passaggio che non va mai saltato in fase organizzativa. Una cena di gala può avere scopi anche molto diversi. Nel caso dei fundraiser, per esempio, lo scopo è offrire un servizio di lusso per raccogliere fondi per una buona causa, quindi la gestione del budget dovrà essere orientata a massimizzare il guadagno, mantenendo la qualità. Se invece si sta organizzando una cena di gala per celebrare un anniversario o l’assegnazione di un premio, come avviene per gli oscar, sarà necessario finanziare l’evento con l’intervento di sponsor o trovare altre fonti per un budget che può essere anche molto significativo. Ci possono essere molti altri motivi per organizzare una cena di gala: si può voler raggiungere o impressionare un certo numero di clienti, generare lead, dare rilevanza a un’iniziativa. Avere chiari i propri scopi permette di prendere decisioni più avvedute quando si tratterà di decidere il numero dei partecipanti o scegliere la location.

Trovare la location adatta a una cena di gala

Ormai sarete stanchi di sentirci ripetere che dalla scelta della location dipende gran parte del successo di un evento. Eppure è proprio così, soprattutto per un evento prestigioso come una cena di gala, in cui l’immagine è davvero tutto. Quando abbiamo organizzato il meeting con cena di Natale per Engel & Völker, per esempio, abbiamo puntato tutto sulla scelta di una location assolutamente unica nel panorama milanese: il concept store Corso Como 10. Questo spazio non è solo esteticamente splendido e versatile, ma ha anche una storia e una personalità che contribuiscono in modo significativo all’unicità della sua atmosfera. Questo concept store è stato creato nei primi anni ’90 su impulso di Carla Sozzani, icona di stile e direttrice di Vogue Italia. Ricavato da una delle classiche case di ringhiera milanesi, nella centralissima Corso Como, questo spazio è passato dall’essere un’autofficina all’ospitare nel suo splendido giardino interno alcuni degli eventi più eleganti della Milano mondana. Si tratta di un complesso polifunzionale che ospita, oltre allo spazio per eventi, anche una libreria, una galleria d’arte e un esclusivo boutique hotel con solo 3 lussuosissime suite. Noi abbiamo scelto di ambientare l’evento nel ristorante, dove ampie vetrate permettevano la vista sul ricco giardino. Allestimenti e illuminazione organizzati ad arte hanno creato la suggestiva atmosfera natalizia che l’occasione richiedeva. La location, con la sua estetica particolare curata fin nei minimi dettagli, ha fatto il resto.

Per la cena di gala di Engel & Völkers abbiamo scelto una location dallo stile unico

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Intrattenimento

Quando guardiamo gli Oscar in tv non sempre ci rendiamo conto che c’è anche un gala in corso, perché siamo concentrati sull’intrattenimento (per l’appunto, gli oscar). Quando però si organizza una cena di gala (anche se non destinata a essere trasmessa in tv), capita di doversi occupare anche dell’intrattenimento da fornire agli ospiti. In molti casi si sceglie di offrire musica dal vivo, oppure stand-up comedy (l’esempio più celebre è la cena dei corrispondenti e giornalisti alla Casa Bianca che, con la sola eccezione del 2018, ha sempre avuto come elemento centrale il monologo di un comico celebre). Un esempio più vicino a casa è quello del meeting seguito da cena di gala che abbiamo organizzato per l’Ente Nazionale Tedesco, con l’intento di promuovere la città di Berlino (un’altra incursione nel marketing territoriale). In questo caso, nella suggestiva location di Casa Lago a Milano, abbiamo scelto di far coincidere l’intrattenimento con tutta la durata della cena. Nello specifico, abbiamo ingaggiato degli artisti di tape art, che, per tutta la sera, hanno creato in tempo reale un’opera rappresentante un panorama berlinese. Si è trattato di una performance al tempo stesso emozionante (perché non capita tutti i giorni di vedere nascere un’opera d’arte dal vivo) e poco intrusiva, che quindi ha permesso a tutti i convitati di godere della cena e di continuare le conversazioni interessanti iniziate durante il meeting.

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